O ciclo de vida dos ativos de TI

Os ativos de TI são recursos vitais para qualquer empresa moderna. Assim como qualquer outro ativo, eles passam por um ciclo de vida, desde o planejamento e a aquisição até a retirada de serviço e, por fim, o descarte ou a reutilização.

É fundamental gerenciar seus ativos de TI de forma eficaz em cada estágio do ciclo de vida. Isso ajuda as empresas a controlar melhor os custos, obter mais valor de seus investimentos e reduzir os riscos decorrentes da perda de controle sobre a infraestrutura de TI.

Neste artigo, exploraremos o que realmente são os ativos de TI, percorreremos os principais estágios de seu ciclo de vida e discutiremos por que é tão importante que as empresas prestem muita atenção ao gerenciamento desses ativos.

O que são exatamente os ativos de TI?

Os ativos de TI englobam todos os componentes relacionados à tecnologia no cenário de sua empresa que possuem um determinado valor para os negócios.

Os recursos tecnológicos tornam-se ativos de TI quando atendem a alguns critérios específicos:

• Eles representam um custo ou valor significativo para a empresa;
• Seu uso traz um benefício claro para a empresa;
• Precisam de manutenção e suporte regulares.

Essencialmente, os ativos de TI incluem itens como hardware, software, licenças e informações que permitem que sua empresa opere sem problemas e gere receita.

Em geral, podemos dividir os ativos de TI em quatro tipos principais:

1. Ativos físicos: Servidores, computadores, dispositivos de rede e qualquer outro equipamento de tecnologia tangível que compõe a infraestrutura de sua empresa.
2. Ativos de software: Sistemas operacionais e qualquer software de aplicativo que ajude a realizar tarefas comerciais.
3. Ativos intelectuais: Patentes, marcas registradas, direitos autorais, desenvolvimentos proprietários da empresa, documentação, metodologias e processos de negócios.
4. Ativos de dados: Bancos de dados, arquivos, arquivos, informações financeiras e análises.

As etapas do ciclo de vida de um ativo de TI

Planejamento

Durante o estágio de planejamento, a empresa descobre quais ativos de TI específicos são necessários para dar suporte aos seus processos e atingir suas metas.

É realizada uma análise dos ativos de TI atuais para avaliar seu alinhamento com as necessidades atuais e projetadas da empresa. Isso ajuda a identificar as lacunas que os novos ativos precisam preencher.

Com base nas necessidades comerciais identificadas, são definidos requisitos funcionais e técnicos para os ativos de TI necessários. Isso envolve identificar as categorias de ativos e os requisitos que serão definidos para eles.

Padrões e políticas internas são desenvolvidos para todos os ativos de TI que você planeja comprar ou criar (por exemplo, padrões de configuração de hardware, políticas de licenciamento de software, políticas de segurança).

Um orçamento é elaborado para adquirir e implementar os ativos necessários.

Dessa forma, o estágio de planejamento estabelece as bases para o gerenciamento eficaz dos ativos de TI durante o restante do ciclo de vida.

Aquisição/Desenvolvimento

Uma vez que você tenha seus requisitos e orçamento, é hora de adquirir os ativos. Isso envolve a seleção de fornecedores, a negociação de termos e a assinatura de contratos de fornecimento.

Para compras maiores, você pode passar por um processo de licitação envolvendo vários fornecedores. É importante monitorar o cumprimento do contrato e verificar se os ativos entregues correspondem às especificações acordadas.

Antes de colocar os ativos em uso, eles precisam ser inventariados e recebidos oficialmente. Esse processo de inventário garante que todos os ativos entregues de acordo com o contrato sejam contabilizados e correspondam às especificações. Também é realizada uma inspeção física do equipamento e uma verificação de sua integridade.

Após a verificação do inventário, os ativos são registrados no sistema de gerenciamento de ativos de TI. São registrados os principais detalhes técnicos, números de série e metadados (como informações do fornecedor e custo). Os indivíduos recebem a responsabilidade pelos ativos, tanto física quanto operacionalmente. Isso prepara o ativo para a implementação.

Implementação

Nesse estágio, o ativo de TI é colocado em uso ativo e entregue aos funcionários para ajudá-los a realizar suas tarefas comerciais e dar suporte aos processos da empresa.

O uso dos ativos de TI é controlado e sua funcionalidade e desempenho são monitorados por meio de ferramentas de monitoramento do sistema e da rede.

São realizados inventários regulares para verificar se os dados sobre os ativos no sistema de gerenciamento são precisos e atualizados.

Se necessário, os ativos são atualizados como parte dos processos de gerenciamento de mudanças e configurações. Isso pode ser feito para corrigir defeitos ou fazer com que eles funcionem de forma mais eficiente.

Essencialmente, durante o estágio operacional, o ativo está beneficiando ativamente o seu negócio e criando valor.

Manutenção / Atualizações / Standby

A manutenção dos ativos de TI envolve uma série de atividades para mantê-los funcionando sem problemas e com bom desempenho. Isso inclui o diagnóstico de falhas, a correção de defeitos, o ajuste de configurações e a realização de manutenção preventiva.

A manutenção pode ser feita por uma equipe interna de TI ou por organizações de serviços terceirizadas com contratos de suporte e manutenção.

O upgrade de ativos de TI significa atualizá-los para melhorar seus recursos ou desempenho. Isso pode envolver o aumento da capacidade de memória, a substituição de componentes desatualizados por outros mais produtivos, a atualização de versões de software e assim por diante.

Mover ativos para o modo de espera significa retirá-los temporariamente do uso ativo. Esses ativos em espera podem ser mantidos como uma reserva estratégica para substituir ativos com falhas ou para atender a uma possível demanda futura.

As decisões sobre manutenção, atualizações ou transferência de ativos para o modo de espera geralmente se baseiam em dados de monitoramento, resultados de inventário e quaisquer alterações nos requisitos comerciais.

Aposentadoria e descarte

No estágio de aposentadoria, é tomada a decisão de parar completamente de usar um ativo de TI. Isso pode ocorrer porque ele está simplesmente desgastado, tecnologicamente obsoleto ou por outros motivos.

Geralmente, é feita uma avaliação técnica para verificar se alguma parte do equipamento desativado ainda pode ser usada. Os componentes utilizáveis podem ser mantidos em reserva para reparo de ativos semelhantes que falharem.

Para todos os dispositivos que armazenam dados, é realizado um procedimento seguro de limpeza de dados. Componentes valiosos podem ser recuperados para a recuperação de materiais. O restante do equipamento desativado é descartado como lixo eletrônico, seguindo as diretrizes ambientais apropriadas.

Após o descarte, geralmente são compilados relatórios detalhando a vida útil do ativo e os custos associados ao suporte e à manutenção durante todo o seu ciclo de vida. Esses dados coletados podem ser usados para analisar a eficácia e otimizar futuras estratégias de gerenciamento de ativos de TI.

Por que gerenciar seus ativos de TI é tão importante

À medida que sua empresa cresce, cresce também o número e a complexidade de seus ativos de TI. Sem uma maneira centralizada de rastreá-los e gerenciá-los, é fácil perder o controle sobre a infraestrutura de TI e os custos de manutenção. Isso pode levar a falhas no sistema devido a equipamentos desatualizados ou não atualizados e a maiores riscos à segurança das informações. Se você não tiver um sistema de inventário adequado, não poderá rastrear facilmente equipamentos valiosos perdidos ou roubados. E se não estiver analisando como seus ativos de TI estão sendo usados, é quase certo que não os estará distribuindo de forma eficiente. Todos esses problemas podem levar a custos e perdas financeiras significativas para a empresa.

É aí que entra o Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM). O ITAM é um conjunto de práticas para rastrear, controlar, manter e otimizar o uso de todos os ativos de TI da empresa durante todo o seu ciclo de vida.

O ITAM eficaz ajuda você a atingir vários objetivos importantes:

• Manter sua infraestrutura funcionando sem problemas: O ITAM fornece informações atualizadas sobre seus ativos, permitindo a manutenção e o suporte dos equipamentos em tempo hábil.
• Usar os ativos de TI com mais eficiência: Com um inventário completo e monitoramento de uso, você pode identificar ativos subutilizados ou não utilizados e otimizar a forma como eles são implantados.
• Economize dinheiro e otimize os gastos: O planejamento inteligente para aquisição, atualizações e retirada de ativos de TI beneficia a empresa e ajuda a controlar os custos. O rastreamento dos ativos existentes ajuda a evitar compras desnecessárias e gastos excessivos.
• Melhorar a eficiência financeira: Isso é apoiado pelo controle do TCO (Total Cost of Ownership, custo total de propriedade) dos ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida.
• Apoiar os processos de ITIL: O ITAM ajuda a gerenciar mudanças, incidentes e problemas dentro das práticas de Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM).
• Elaborar relatórios e analisar ativos desativados: O ITAM permite que você acompanhe a vida operacional dos ativos de TI, analise os motivos de sua falha ou desativação e otimize seus custos de propriedade ao longo do tempo.

O gerenciamento eficaz dos ativos é impossível sem um software especializado. Uma solução como o SimpleOne ITAM oferece um sistema abrangente para automatizar o gerenciamento de ativos de TI de hardware em todos os estágios de seu ciclo de vida.

Conclusão

Como os ativos de TI são recursos estratégicos extremamente importantes para qualquer empresa moderna - contribuindo diretamente para o desenvolvimento e a lucratividade dos negócios - é fundamental melhorar a forma como você gerencia esses ativos. Um melhor gerenciamento de ativos garantirá que sua infraestrutura tenha o suporte necessário, ajudará a controlar as despesas e reduzirá os riscos de uso inadequado. O objetivo do ITAM é otimizar todo o ciclo de vida dos ativos, desde o planejamento e o rastreamento até a análise dos custos e dos benefícios proporcionados aos negócios.