O funil de recrutamento

A contratação costumava ser mais simples. As empresas publicavam um anúncio de emprego on-line e aguardavam o recebimento das candidaturas. Atualmente, essa abordagem não é suficientemente precisa. Para encontrar os melhores talentos, as empresas precisam visar grupos específicos de pessoas. Isso inclui entrar em contato com candidatos "passivos" - profissionais qualificados que não estão procurando emprego ativamente no momento. Mesmo que eles não estejam prontos para mudar hoje, uma boa primeira impressão significa que eles podem pensar na sua empresa primeiro quando estiverem prontos para uma mudança.

Mas mesmo quando o candidato perfeito se inscreve, não há garantia de que ele se juntará à sua equipe. Em vendas, há um ditado que diz: "o tempo mata todos os negócios", e o mesmo se aplica à contratação. Se o seu processo de recrutamento for lento e os candidatos ficarem esperando, você estará dando a outras empresas uma oportunidade de ouro para conquistá-los.

É por isso que o recrutamento moderno se tornou uma ciência. Ele envolve o estudo do mercado de trabalho, a coleta de dados e uma análise cuidadosa. E uma das ferramentas mais importantes para esse tipo de análise de RH é o funil de recrutamento.

Por que você precisa de um funil de recrutamento

Dividir seu processo de contratação em vários estágios do funil é uma maneira poderosa de ver onde você está gastando a maior parte do seu tempo e onde precisa investir mais recursos. Um erro comum que muitas empresas cometem é dedicar muito esforço à parte inferior do funil - como selecionar candidatos, entrevistar e fazer ofertas - e não se concentrar o suficiente na parte superior, que é a atração de grandes talentos em primeiro lugar.

Compreender o funil de recrutamento como um todo ajuda você a pensar de forma mais estratégica sobre como atrair e contratar pessoas.

Tipos de funis de recrutamento

Os funis de recrutamento geralmente são construídos de duas formas principais: direta e reversa. Cada tipo ajuda você a resolver problemas diferentes. Um funil direto é ótimo para analisar e melhorar sua busca de candidatos, enquanto um funil reverso o ajuda a prever quanto tempo levará para preencher uma posição.

• O funil direto

Um funil de recrutamento direto é construído de cima para baixo, acompanhando os candidatos desde a triagem inicial do currículo até o primeiro dia de trabalho. Um especialista em RH monitora como o número de candidatos muda à medida que eles passam por cada estágio. Esse tipo de funil mostra claramente em que estágio a maioria dos candidatos está desistindo, ajudando-o a descobrir por que isso está acontecendo.

• O funil reverso

Um funil de recrutamento reverso é construído de baixo para cima. Esse modelo usa dados reais de cargos que você já preencheu. A análise se baseia em quantas pessoas, em média, foram necessárias para passar por cada estágio e quanto tempo durou todo o processo de contratação. Essa ferramenta é incrivelmente útil para prever quanto tempo sua equipe de RH levará para encontrar pessoas para funções semelhantes no futuro.

Como criar seu funil de contratação

Um funil de recrutamento é essencialmente um projeto para seu processo de contratação. Para projetá-lo, os recrutadores precisam mapear toda a jornada do candidato e todos os seus pontos de contato. Você pode usar modelos de funil populares como ponto de partida ou criar o seu próprio, mas o essencial é seguir estas etapas principais:

• Analise as necessidades de sua empresa: Descubra quem você precisa contratar agora e no futuro. Identifique as principais habilidades e competências dos funcionários mais procurados.
• Defina seus principais estágios: Liste todas as etapas pelas quais um candidato deve passar, desde o envio da candidatura até a contratação. Decida quais dessas etapas são mais importantes para a função específica que você está preenchendo.
• Defina critérios de seleção claros: Defina critérios claros pelos quais você avaliará os candidatos em cada etapa do funil de recrutamento.
• Comunique-se com a equipe de contratação: Dê à sua equipe de recrutamento instruções claras sobre o que precisa acontecer em cada estágio. Também é importante treiná-los sobre como usar o funil e avaliar os candidatos de forma justa.
• Teste seu funil: Comece com algumas vagas abertas ou com um projeto piloto. Veja se funciona bem e obtenha feedback da sua equipe de contratação. Esteja pronto para fazer ajustes no funil para atender às necessidades em constante mudança.
• Revise-o regularmente: Analise sistematicamente os dados de seu processo de contratação para ver a eficácia de seu funil e onde ele pode ser melhorado.

As etapas de um funil de recrutamento típico

Embora o processo de cada empresa possa ser diferente, os estágios geralmente incluem esses elementos principais:

• Atração de candidatos
• Triagem de currículos
• Realização de entrevistas
• Avaliação dos candidatos
• Contratação do funcionário

Vamos dar uma olhada mais de perto em cada estágio.

Atração de candidatos

A primeira etapa trata da busca e atração de possíveis candidatos, e tudo começa com um anúncio de emprego bem escrito. Essa etapa é crucial porque o número e a qualidade das pessoas que se candidatarem dependerão de seu desempenho.

Triagem de currículos

Nessa etapa, os recrutadores fazem mais do que apenas analisar as candidaturas; eles iniciam a primeira interação real com os funcionários em potencial. Essa etapa é fundamental para manter os candidatos interessados e fornecer a eles as informações necessárias para avançar no funil de recrutamento.

O que é importante nessa etapa:

• Responder rapidamente às perguntas dos candidatos para que eles se sintam valorizados.
• Planejar e realizar chamadas de triagem inicial para ter uma noção melhor de quem eles são.

Realização de entrevistas

Esse é o estágio mais óbvio do funil. Normalmente, o candidato passará por várias rodadas de entrevistas, dependendo da estrutura da empresa (por exemplo, um teste de aptidão, depois uma discussão em grupo e, em seguida, uma entrevista técnica). Tudo isso é feito para verificar se o candidato se encaixa na função. A etapa da entrevista ajuda a conhecer o caráter da pessoa, bem como suas habilidades técnicas e sociais.

Avaliação dos candidatos

A etapa de avaliação é um momento decisivo. Nela, o recrutador analisa cuidadosamente se o candidato atende a todos os requisitos da empresa. Isso pode ser feito por meio de vários métodos, como entrevistas aprofundadas, testes de habilidades ou avaliações de personalidade.

Alguns aspectos importantes a serem observados na avaliação de candidatos:

• Realizar entrevistas especificamente para conhecer suas habilidades sociais, motivação e o quanto eles se alinham com os valores da empresa.
• Dar a eles a oportunidade de conversar diretamente com o possível gerente ou com os membros da equipe, o que permite uma avaliação mais detalhada.
• Usar testes especializados, como testes psicométricos, de habilidades ou de conhecimento do setor, para uma avaliação mais objetiva.

Contratação do funcionário

A etapa final é a contratação oficial. Depois que o candidato escolhido aceita a oferta de emprego, o recrutador precisa cuidar cuidadosamente de todos os detalhes finais para garantir um início tranquilo e eficaz.

O que é importante nesse estágio:

• Obter a confirmação oficial de que o candidato aceitou os termos do contrato de trabalho.
• Definir a data e o horário de início.
• Apresentar ao novo funcionário suas responsabilidades, as políticas da empresa, sua equipe e o ambiente de trabalho.
• Verificação de documentos, assinatura de contratos e preenchimento de todos os outros documentos necessários.

Conversão do funil de recrutamento: Como calculá-la?

Sua taxa de conversão de recrutamento é a porcentagem de contratações bem-sucedidas que você faz de todas as posições abertas em um determinado período. Esse KPI é uma maneira perfeita de ver se o seu departamento de RH está atingindo suas metas. Se os recrutadores não conseguirem preencher a maioria das vagas abertas com pessoas qualificadas, isso significa que as estratégias de contratação não estão funcionando e a empresa provavelmente está perdendo dinheiro.

Para calcular sua taxa de conversão de contratação, basta dividir o número de novas contratações pelo número total de posições em aberto e, em seguida, multiplicar por 100%.

É uma boa ideia calcular isso mensal ou trimestralmente. Em geral, considera-se que uma taxa saudável é de 75% ou mais.

Avaliação da eficácia de seu funil de candidatos

Aqui estão algumas métricas úteis que todo especialista em RH e recrutador deve acompanhar para melhorar seu processo de contratação:

• Fonte de contratação: Saber de onde vêm seus melhores candidatos é essencial para melhorar continuamente sua estratégia de contratação.
• Tempo para contratar: Os melhores candidatos não ficarão esperando para sempre, portanto, você precisa garantir que o processo de contratação avance em um bom ritmo.
• Custo por contratação: Essa é uma métrica central para gerenciar e justificar seu orçamento de recrutamento.

A fórmula para calcular o custo por contratação é a seguinte
(Total de custos de recrutamento interno + Total de custos de recrutamento externo) / Número total de contratações

Os custos internos incluem itens como salários dos recrutadores e despesas com infraestrutura. Os custos externos incluem publicidade, assinaturas de tecnologia, participação em feiras de emprego, custos de viagem ou realocação, bônus de assinatura e muito mais.

Há muitas maneiras de descobrir como os candidatos se sentem em relação ao seu processo de contratação. Você pode enviar uma pesquisa ou pedir feedback no final da inscrição e em cada etapa do funil. Não importa como você faça isso, é importante prestar atenção ao feedback que os candidatos fornecem e trabalhar para melhorar os aspectos que tiveram uma reação negativa.

Otimização do funil de recrutamento

Usar KPIs é uma coisa; saber o que fazer com essas informações é outra. O objetivo é usar o que você aprendeu para otimizar seu funil de recrutamento.

Aqui estão algumas das maneiras mais simples e eficazes de fazer isso:

1. Defina claramente os estágios do funil para seu negócio específico.
2. Pense cuidadosamente sobre o que cada estágio envolve, por que ele é importante e como é um resultado bem-sucedido.
3. Obtenha a adesão de todos os envolvidos. Um funil bem projetado fracassará se alguns membros da equipe não seguirem o processo.
4. Encontre áreas em que a automação possa ajudar. A automação pode ser uma grande economia de tempo. Desde a leitura de currículos até o envio de avaliações, ela pode simplificar o processo e proporcionar aos candidatos uma experiência melhor.
5. Padronize seus processos. Seu processo de recrutamento é uma parte fundamental do crescimento de sua empresa. Isso significa que cada estágio deve ter procedimentos claros e bem definidos.
6. Procure maneiras de simplificar e minimizar. Existem áreas que você pode reduzir ou diminuir, como ter menos entrevistas ou tarefas? Pense em como você coleta currículos, responde a perguntas que já foram feitas ou lida com verificações de antecedentes. Simplificar o processo e reduzir o tempo e o esforço por candidato fará com que você economize dinheiro.

Automatização do funil de recrutamento

Encontrar a pessoa certa para uma função, que atenda a todas as expectativas, é uma tarefa difícil e muitas vezes exaustiva. Às vezes, você pode acabar escolhendo alguém que não é a melhor opção.

Esse processo pode consumir muito tempo que poderia ser gasto em atividades mais importantes. Automatizar partes dele com um software profissional, como um HRMS, pode reduzir significativamente esse tempo.

Os recrutadores agregam mais valor quando usam seu conhecimento humano exclusivo - por exemplo, decidindo dar uma chance a um candidato, mesmo que outros pareçam melhores no papel. Esse candidato pode não atender a todos os requisitos no momento, mas, com o estímulo certo, ele pode se tornar mais bem-sucedido do que qualquer outro. Um recrutador experiente consegue enxergar esse potencial.

Os recrutadores fornecem o menor valor quando fazem as partes mecânicas do processo, como peneirar centenas de currículos inadequados, agendar entrevistas ou reformatar anúncios de emprego para diferentes sites. É nesse ponto que a automação do recrutamento faz todo o sentido.

Vamos dar uma olhada em algumas partes do processo de recrutamento que são adequadas para a automação.

• Busca de currículos: A busca de currículos pode ser uma tarefa longa e desmotivadora. Os recrutadores examinam páginas intermináveis de currículos nos quadros de empregos e fazem inúmeras ligações, apenas para descobrir que as informações estão desatualizadas ou que os candidatos já encontraram emprego.

Quanto mais confiável for o seu próprio banco de dados de currículos, menos tempo e dinheiro você gastará em contratações. Um HRMS pode analisar os requisitos do seu cargo e sugerir automaticamente currículos adequados a partir do seu banco de dados.

• Pré-triagem: A pré-triagem envolve o uso de "perguntas matadoras" logo no início do processo de candidatura. São perguntas que rejeitam automaticamente um candidato se ele der a resposta errada.

• Seleção e rejeição automatizadas: A tecnologia de recrutamento pode levar isso um passo adiante, selecionando ou rejeitando automaticamente os candidatos com base em suas pontuações em um questionário de pré-triagem.

• Traduções automatizadas para contratações internacionais: Se você recruta internacionalmente, provavelmente gasta muito tempo localizando seu processo para diferentes idiomas.

Se você não tiver recrutadores nativos em todos os países, os recrutadores ou os candidatos terão que conduzir entrevistas em um idioma com o qual não se sentem confortáveis, o que pode levar a julgamentos equivocados.

Se isso for um desafio para você, procure uma tecnologia de recrutamento que automatize a localização. Dessa forma, os candidatos interagem com você em seu próprio idioma em cada tela e em cada e-mail, sem a necessidade de contratar tradutores. Se você usa entrevistas em vídeo, procure um software de IA que possa transcrever e traduzir automaticamente as respostas dos candidatos.

A automação garante que seu processo de contratação internacional ofereça a mesma qualidade e experiência do candidato que sua contratação local, sem atrasos.

• Comunicação com o candidato: Se estiver contratando em escala, seus recrutadores provavelmente enviarão as mesmas mensagens várias vezes, como convites para entrevistas ou solicitações de referências.

Automatizar essas comunicações pode economizar horas da sua equipe toda semana. Você cria as mensagens uma vez (ou personaliza modelos), e elas são enviadas automaticamente para as pessoas certas no momento certo. Geralmente, elas incluem tags de personalização, para que continuem parecendo mensagens pessoais.

Essa abordagem é muito mais rápida e consistente. Nada é esquecido, não há atrasos nem mal-entendidos acidentais.

Você nunca conseguirá remover completamente o elemento humano do RH. Mas automatizar partes do processo de recrutamento faz muito sentido. Ela traz consistência, eficiência e velocidade para tarefas que geralmente são manuais e ineficientes, liberando seus recrutadores para agregar mais valor fazendo o que fazem de melhor.

Conclusão

O principal objetivo de todo especialista em recrutamento é contratar os melhores talentos que se encaixem tanto na função quanto na cultura da empresa. Isso está se tornando mais demorado à medida que o número de candidatos aumenta, e está ficando mais difícil rastrear cada candidato e mapear a jornada certa para eles.

Navegar no cenário do recrutamento pode parecer uma jornada complexa, em que cada etapa tem seus próprios desafios e oportunidades. Os recrutadores precisam entender as complexidades desse processo, especialmente no mercado competitivo de hoje, onde atrair os melhores talentos é tudo.

É aqui que o funil de recrutamento entra em ação. Desde a atração e o engajamento de candidatos até a seleção e a retenção dos mais adequados para a sua organização, um funil de recrutamento bem gerenciado o ajudará a formar uma equipe de alto desempenho.