ITAM

No ITIL 4, a gestão de ativos de TI é uma das práticas de gestão. Ela se relaciona com outras práticas, como capacitação para mudanças, gestão de incidentes, gestão de nível de serviço e gestão de configuração de serviço. Os dados da ITAM dão suporte a essas práticas e ajudam a prestar serviços de forma mais eficaz.

A ITAM fornece as informações necessárias para manter registros precisos dos ativos, identificá-los, configurá-los corretamente e gerenciar seu ciclo de vida.

Objetivos da ITAM

A implementação de sistemas de ITAM ajuda as organizações a gerenciar ativos de TI com mais eficiência, otimizar os custos da infraestrutura de TI, reduzir riscos e tornar transparente o uso dos recursos de TI. Para obter um efeito positivo, uma empresa precisa estabelecer as condições para as seguintes tarefas:

1. Manutenção de catálogos de gerenciamento de ativos
   • Gerenciamento centralizado de todos os modelos de itens e suas características
   • Registros detalhados do proprietário do ativo, das pessoas responsáveis e da localização do equipamento
   • Atualizações oportunas dos dados de referência para manter as informações atualizadas
2. Registro e identificação de ativos
   • Criação e registro rápidos de novos ativos no sistema
   • Controle sobre todas as etapas do ciclo de vida dos ativos no banco de dados de gestão de ativos (AMDB)
   • Identificação mais fácil dos ativos, por exemplo, por meio da impressão e do uso de códigos de barras
3. Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de hardware
   • Planejamento de ativos para aquisição
   • Acompanhamento do status dos ativos, desde o registro até o descarte
   • Reserva de ativos para projetos ou funcionários
   • Gerenciamento de transferências de ativos entre locais e armazéns
4. Realização de inventários de ativos
   • Automatização de processos para um inventário preciso e rápido de todos os ativos de hardware
   • Criação de um único sistema de registro
   • Simplificar auditorias por meio da geração de relatórios precisos e atualizados sobre o status dos ativos
5. Gerenciamento de contratos e documentação
   • Automatização do acompanhamento das obrigações contratuais e monitoramento de seu cumprimento
   • Controle das transferências de ativos e geração dos documentos relacionados
   • Documentar com precisão os processos de emissão, baixa e descarte

Principais componentes e processos de ITAM

A gestão de ativos de TI inclui uma série de processos inter-relacionados que abrangem todo o ciclo de vida dos ativos:

1. Gestão orçamentária: preparar e definir orçamentos de ativos e chegar a um acordo sobre eles com as partes interessadas.
2. Gerenciamento de demanda: manter a lista de itens de ativos e um catálogo atualizado de modelos de hardware e software, controlar limites de compra e aprovar e consolidar as necessidades dos diferentes departamentos.
3. Gestão de compras: processar pedidos de compra de ativos, selecionar fornecedores e executar procedimentos de aquisição.
4. Gestão de ativos: controle dos ativos ao longo de todo o seu ciclo de vida, contabilidade operacional e acompanhamento das pessoas financeiramente responsáveis pelos ativos.
5. Gestão de custos: acompanhamento dos custos reais por centro de custo, ativo e contrato, e alocação de custos entre departamentos e projetos.
6. Gerenciamento de contratos: acompanhamento dos termos contratuais, gerenciamento de contratos ao longo de seu ciclo de vida e registro e armazenamento de documentos relacionados.

Esses processos estão intimamente interligados e formam um sistema coerente de gestão de ativos de TI. A implementação específica desses processos pode variar dependendo das necessidades e do tamanho da organização, bem como das soluções de ITAM utilizadas.

Benefícios da implementação do ITAM

A implementação do ITAM não apenas ajuda as organizações a otimizar seus processos atuais de gestão de ativos de TI, mas também estabelece as bases para a gestão estratégica de longo prazo dos recursos de TI, melhorando o desempenho geral dos negócios:

• Gastos com TI otimizados
  • Os custos diminuem à medida que ativos não utilizados ou redundantes são identificados.
  • As compras são baseadas em necessidades reais, e não em suposições.
  • Os gastos com TI podem ser planejados e previstos.
• Uso mais eficiente dos ativos
  • Máximo retorno sobre o investimento em infraestrutura de TI: a empresa obtém o máximo valor de seus investimentos em ativos.
  • Dados atualizados sobre o uso dos ativos estão disponíveis, o que ajuda a alocar melhor os recursos.
  • A manutenção oportuna prolonga a vida útil dos ativos.
• Maior transparência e controle
  • Todos os ativos da organização podem ser monitorados e contabilizados.
  • A localização atual dos ativos da empresa é mantida atualizada.
  • As aprovações de alterações nos ativos, em conjunto com os responsáveis, ocorrem mais rapidamente e de acordo com as políticas da organização.
• Processos de negócios otimizados
  • As tarefas rotineiras de gestão de ativos são automatizadas: não há necessidade de recontar equipamentos ou realizar inventários manualmente.
  • A aquisição e a distribuição de ativos ocorrem mais rapidamente graças à automação.
  • O departamento de TI e outros departamentos colaboram de forma mais eficaz.
• Maior satisfação dos usuários
  • Os equipamentos são distribuídos e substituídos mais rapidamente.
  • Os relatórios de ativos são elaborados mais rapidamente e com melhor qualidade.
  • A qualidade dos serviços de TI melhora graças à gestão eficaz de ativos.

Qual é a diferença entre ITAM e ITSM

O ITSM (Gerenciamento de Serviços de Tecnologia da Informação) é uma abordagem focada no gerenciamento da prestação de serviços de TI aos usuários finais. O ITAM e o ITSM são duas abordagens diferentes para o gerenciamento de TI em uma organização, mas possuem características em comum.

Embora ambas as abordagens compartilhem o objetivo comum de tornar a TI mais eficiente, elas têm um foco diferente. O ITAM concentra-se na gestão dos próprios ativos de TI, garantindo seu monitoramento, gestão e otimização ao longo de todo o ciclo de vida.

Em muitos casos, o ITSM e o ITAM se complementam e podem trabalhar juntos em direção a objetivos comuns. Por exemplo, o ITSM pode obter informações do sistema ITAM sobre a disponibilidade dos recursos necessários para a prestação de serviços de TI.

Sistema de gerenciamento de ativos de hardware

Um sistema de gerenciamento de ativos de hardware é um componente essencial do ITAM, focado no rastreamento, controle e otimização eficazes do uso dos recursos físicos de TI de uma organização. Ele abrange todo o ciclo de vida dos ativos de hardware, desde o planejamento de aquisição até o descomissionamento.

Por exemplo, o aplicativo SimpleOne ITAM para gerenciamento de ativos de hardware inclui os seguintes componentes:

1. AMDB (Banco de Dados de Gestão de Ativos): um banco de dados que oferece suporte à contabilidade operacional em todas as etapas do ciclo de vida dos ativos. O AMDB pode ser integrado ao CMDB (Banco de Dados de Gestão de Configuração) para criar um único sistema de rastreamento e gestão da infraestrutura de TI.
2. Processos (tarefas)prontos para uso que conduzem os ativos pelas etapas de seu ciclo de vida, com aprovações, anexação automática dos documentos necessários e links para contratos.
3. Um módulo de gerenciamento de contratos de ativos para acompanhar as obrigações contratuais com diversas contrapartes.
4. Catálogos de itens e armazéns para organizar informações sobre os ativos e onde eles estão armazenados.
5. Um modelo flexível de funções para configurar direitos de acesso, garantindo segurança e controle sobre as informações dos ativos. Ele se adapta à estrutura específica da organização.