İşe Alım Hunisi

İşe alım eskiden daha basitti. Şirketler internet üzerinden bir iş ilanı yayınlar ve başvuruların gelmesini beklerdi. Günümüzde bu yaklaşım yeterince kesin değil. En iyi yetenekleri bulmak için işletmelerin belirli insan gruplarını hedeflemesi gerekiyor. Buna "pasif" adaylara, yani şu anda aktif olarak iş aramayan yetenekli profesyonellere ulaşmak da dahil. Bugün taşınmaya hazır olmasalar bile, iyi bir ilk izlenim, bir değişikliğe hazır olduklarında ilk olarak şirketinizi düşünebilecekleri anlamına gelir.

Ancak mükemmel aday başvursa bile ekibinize katılacağının garantisi yoktur. Satışta bir söz vardır: "Zaman tüm anlaşmaları öldürür" ve aynı şey işe alım için de geçerlidir. İşe alım süreciniz yavaşsa ve adaylar bekletiliyorsa, diğer şirketlere onları kapmak için altın bir fırsat vermiş olursunuz.

Bu yüzden modern işe alım bir bilim haline geldi. İş piyasasını incelemeyi, veri toplamayı ve dikkatli analiz yapmayı gerektirir. Bu tür İK analizleri için en önemli araçlardan biri de işe alım hunisidir.

Neden Bir İşe Alım Hunisine İhtiyacınız Var?

İşe alım sürecinizi çeşitli huni aşamalarına ayırmak, zamanınızın çoğunu nereye harcadığınızı ve nereye daha fazla kaynak yatırmanız gerektiğini görmenin güçlü bir yoludur. Birçok şirketin yaptığı yaygın bir hata, aday seçme, mülakat yapma ve teklif sunma gibi dönüşüm hunisinin alt kısmına çok fazla çaba harcarken, ilk etapta harika yetenekleri çekmekle ilgili olan üst kısma yeterince odaklanmamaktır.

İşe alım huninizi bir bütün olarak anlamak, insanları nasıl çektiğiniz ve işe aldığınız konusunda daha stratejik düşünmenize yardımcı olur.

İşe Alım Hunisi Türleri

İşe alım hunileri genellikle iki ana şekilde oluşturulur: doğrudan ve tersine. Her tür, farklı sorunları çözmenize yardımcı olur. Doğrudan huni, aday aramanızı analiz etmek ve geliştirmek için harikadır; ters huni ise bir pozisyonu doldurmanın ne kadar süreceğini tahmin etmenize yardımcı olur.

• Doğrudan huni

Doğrudan işe alım hunisi yukarıdan aşağıya doğru inşa edilir ve adayları ilk özgeçmiş taramasından işteki ilk günlerine kadar takip eder. Bir İK uzmanı, her bir aşamadan geçerken aday sayısının nasıl değiştiğini izler. Bu tür bir huni, çoğu adayın hangi aşamada vazgeçtiğini size açıkça göstererek bunun nedenini anlamanıza yardımcı olur.

• Ters huni

Tersine bir işe alım hunisi aşağıdan yukarıya doğru inşa edilir. Bu model, halihazırda doldurduğunuz pozisyonlardan elde edilen gerçek verileri kullanır. Analiz, her aşamadan ortalama kaç kişinin geçtiğini ve tüm işe alım sürecinin ne kadar sürdüğünü temel alır. Bu araç, İK ekibinizin gelecekte benzer roller için insan bulmasının ne kadar süreceğini tahmin etmek için son derece kullanışlıdır.

İşe Alım Huninizi Nasıl Oluşturursunuz?

İşe alım hunisi, aslında işe alım süreciniz için bir plandır. Bir huni tasarlamak için işe alım uzmanlarının tüm aday yolculuğunu ve tüm temas noktalarını haritalandırması gerekir. Başlangıç noktası olarak popüler huni modellerini kullanabilir veya kendi huninizi oluşturabilirsiniz, ancak önemli olan şu ana adımları takip etmektir:

• Şirketinizin ihtiyaçlarını analiz edin: Şimdi ve gelecekte kimi işe almanız gerektiğini belirleyin. Talep gören çalışanların temel beceri ve yetkinliklerini belirleyin.
• Kilit aşamalarınızı tanımlayın: Bir adayın başvurusunu göndermesinden işe alınmasına kadar geçmesi gereken tüm adımları listeleyin. Bu adımlardan hangilerinin doldurduğunuz belirli rol için en kritik olduğuna karar verin.
• Net seçim kriterleri belirleyin: İşe alım hunisinin her aşamasında adayları değerlendireceğiniz net kriterler tanımlayın.
• İşe alım ekibinizle iletişim kurun: İşe alım ekibinize her aşamada ne yapılması gerektiği konusunda net talimatlar verin. Huniyi nasıl kullanacakları ve adayları adil bir şekilde nasıl değerlendirecekleri konusunda onları eğitmek de önemlidir.
• Dönüşüm huninizi test edin: Birkaç açık pozisyonla veya bir pilot projeyle başlayın. Ne kadar iyi çalıştığını görün ve işe alım ekibinizden geri bildirim alın. Değişen ihtiyaçları karşılamak için hunide ayarlamalar yapmaya hazır olun.
• Düzenli olarak gözden geçirin: Huninizin ne kadar etkili olduğunu ve nerelerde iyileştirilebileceğini görmek için işe alım sürecinizden elde ettiğiniz verileri sistematik olarak inceleyin.

Tipik Bir İşe Alım Hunisinin Aşamaları

Her şirketin süreci farklı olsa da, aşamalar genellikle bu temel unsurları içerir:

• Adayları Çekmek
• Özgeçmiş Tarama
• Mülakatların Gerçekleştirilmesi
• Adayların Değerlendirilmesi
• Çalışanın İşe Alınması

Şimdi her bir aşamaya daha yakından bakalım.

Adayları Çekme

İlk aşama tamamen potansiyel adayları bulma ve çekme ile ilgilidir ve her şey iyi yazılmış bir iş ilanı ile başlar. Bu adım çok önemlidir çünkü başvuran kişilerin sayısı ve kalitesi bunu ne kadar iyi yaptığınıza bağlı olacaktır.

Özgeçmiş Tarama

Bu aşamada işe alım uzmanları başvuruları incelemekten daha fazlasını yapar; potansiyel çalışanlarla ilk gerçek etkileşimi başlatırlar. Bu adım, adayların ilgisini canlı tutmak ve onlara işe alım hunisinde ilerlemek için ihtiyaç duydukları bilgileri vermek açısından kritik önem taşır.

Bu aşamada önemli olan nedir?

• Adayların sorularına hızlıca yanıt vererek kendilerini değerli hissetmelerini sağlamak.
• Kim olduklarını daha iyi anlamak için ilk tarama aramalarını planlamak ve yürütmek.

Mülakatları Yürütmek

Bu, huninin en belirgin aşamasıdır. Aday, şirketin yapısına bağlı olarak tipik olarak birkaç tur mülakattan geçecektir (örneğin, bir yetenek testi, ardından bir grup tartışması, ardından bir teknik mülakat). Tüm bunlar, role ne kadar uygun olduklarını görmek için tasarlanmıştır. Mülakat aşaması, bir kişinin karakterinin yanı sıra teknik ve sosyal becerilerini de tanımanıza yardımcı olur.

Adayların Değerlendirilmesi

Değerlendirme aşaması bir kırılma anıdır. Burada işe alım uzmanı, adayın şirketin tüm gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını dikkatlice analiz eder. Bu, derinlemesine mülakatlar, beceri testleri veya kişilik değerlendirmeleri gibi çeşitli yöntemler kullanılarak yapılabilir.

Adayları değerlendirirken odaklanılması gereken birkaç önemli nokta:

• Özellikle sosyal becerilerini, motivasyonlarını ve şirketinizin değerleriyle ne kadar uyumlu olduklarını öğrenmek için mülakatlar yapmak.
• Adaylara potansiyel yöneticileri veya ekip üyeleriyle doğrudan konuşma şansı vermek, bu da daha ayrıntılı bir değerlendirme yapılmasını sağlar.
• Daha objektif bir değerlendirme için psikometrik, beceri veya sektör bilgisi testleri gibi özel testlerin kullanılması.

Çalışanı İşe Almak

Son aşama ise resmi işe alımdır. Seçtiğiniz aday iş teklifini kabul ettiğinde, işe alım uzmanının sorunsuz ve etkili bir başlangıç sağlamak için tüm son ayrıntıları dikkatle ele alması gerekir.

Bu aşamada önemli olan şey:

• Adayın istihdam koşullarını kabul ettiğine dair resmi onayın alınması.
• Bir başlangıç tarihi ve saati belirlemek.
• Yeni çalışanın sorumlulukları, şirket politikaları, ekibi ve çalışma ortamıyla tanıştırılması.
• Belgelerin doğrulanması, sözleşmelerin imzalanması ve diğer tüm gerekli evrak işlerinin tamamlanması.

İşe Alım Hunisi Dönüşümü: Nasıl Hesaplanır?

İşe alım dönüşüm oranınız, belirli bir süre boyunca açık olan tüm pozisyonlardan yaptığınız başarılı işe alımların yüzdesidir. Bu KPI, İK departmanınızın hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını görmek için mükemmel bir yoldur. İşe alım uzmanları açık pozisyonların çoğunu nitelikli kişilerle dolduramıyorsa, işe alım stratejileri işe yaramıyor demektir ve şirket muhtemelen para kaybediyordur.

İşe alım dönüşüm oranınızı hesaplamak için, yeni işe alınanların sayısını toplam açık pozisyon sayısına bölün, ardından %100 ile çarpın.

Bunu aylık veya üç aylık olarak hesaplamak iyi bir fikirdir. Sağlıklı bir oran genellikle %75 veya daha yüksek olarak kabul edilir.

Aday Dönüşüm Huninizin Etkinliğini Değerlendirme

İşte her İK uzmanı ve işe alım uzmanının işe alım süreçlerini iyileştirmek için takip etmesi gereken birkaç faydalı metrik:

• İşe alım kaynağı: En iyi adaylarınızın nereden geldiğini bilmek, işe alım stratejinizi sürekli olarak iyileştirmek için çok önemlidir.
• İşe alım süresi: En iyi adaylar sonsuza kadar beklemez, bu nedenle işe alım sürecinizin iyi bir hızda ilerlediğinden emin olmanız gerekir.
• İşe alım başına maliyet: Bu, işe alım bütçenizi yönetmek ve gerekçelendirmek için merkezi bir ölçüttür.

İşe alım başına maliyeti hesaplamak için formül şöyledir:
(Toplam dahili işe alım maliyetleri + Toplam harici işe alım maliyetleri) / Toplam işe alım sayısı

İç maliyetler, işe alım görevlisi maaşları ve altyapı giderleri gibi unsurları içerir. Dış maliyetler ise reklam, teknoloji abonelikleri, iş fuarı katılımı, seyahat veya yer değiştirme masrafları, imza primleri ve daha fazlasını içerir.

Adayların işe alım süreciniz hakkında nasıl hissettiklerini öğrenmenin birçok yolu vardır. Bir anket gönderebilir veya başvurunun sonunda ve huninin her aşamasında geri bildirim isteyebilirsiniz. Bunu nasıl yaparsanız yapın, adayların sağladığı geri bildirimlere dikkat etmek ve olumsuz tepki alan yönleri iyileştirmek için çalışmak önemlidir.

İşe Alım Dönüşüm Hunisini Optimize Etme

KPI'ları kullanmak bir şeydir; bu bilgilerle ne yapılacağını bilmek başka bir şeydir. Amaç, öğrendiklerinizi işe alım huninizi optimize etmek için kullanmaktır.

İşte bunu yapmanın en basit ve en etkili yollarından birkaçı:

1. İşinize özel huni aşamalarını net bir şekilde tanımlayın.
2. Her aşamanın neleri içerdiğini, neden önemli olduğunu ve başarılı bir sonucun neye benzediğini dikkatlice düşünün.
3. İlgili herkesin katılımını sağlayın. Bazı ekip üyeleri süreci takip etmezse iyi tasarlanmış bir huni başarısız olacaktır.
4. Otomasyonun yardımcı olabileceği alanları bulun. Otomasyon büyük bir zaman tasarrufu sağlayabilir. Özgeçmişlerin okunmasından değerlendirmelerin gönderilmesine kadar, süreci kolaylaştırabilir ve adaylara daha iyi bir deneyim sunabilir.
5. Süreçlerinizi standartlaştırın. İşe alım süreciniz şirketinizin büyümesinin önemli bir parçasıdır. Bu da her aşamanın açık ve iyi tanımlanmış prosedürlere sahip olması gerektiği anlamına gelir.
6. Basitleştirmenin ve en aza indirmenin yollarını arayın. Daha az görüşme veya görev yapmak gibi kısaltabileceğiniz veya azaltabileceğiniz alanlar var mı? Özgeçmişleri nasıl topladığınızı, daha önce sorulmuş soruları nasıl yanıtladığınızı veya geçmiş kontrollerini nasıl yaptığınızı düşünün. Süreci basitleştirmek ve aday başına harcanan zaman ve çabayı azaltmak size para kazandıracaktır.

İşe Alım Hunisini Otomatikleştirme

Bir rol için her beklentiyi karşılayan doğru kişiyi bulmak zor ve çoğu zaman yorucu bir iştir. Bu bazen size en uygun olmayan birini seçmenizle sonuçlanabilir.

Bu süreç, daha önemli faaliyetlere harcanabilecek çok fazla zaman alabilir. HRMS gibi profesyonel yazılımlarla bu sürecin bir kısmını otomatikleştirmek, bu süreyi önemli ölçüde azaltabilir.

İşe alım uzmanları, benzersiz insani uzmanlıklarını kullandıklarında en fazla değeri sağlarlar - örneğin, diğerleri kağıt üzerinde daha iyi görünse bile bir adaya bir şans vermeye karar verirler. Bu aday şu anda tüm gereklilikleri karşılamıyor olabilir, ancak doğru beslenmeyle herkesten daha başarılı olabilir. Deneyimli bir işe alım uzmanı bu potansiyeli görebilir.

İşe alım uzmanları, yüzlerce uygun olmayan özgeçmişi elemek, mülakatları planlamak veya iş ilanlarını farklı web siteleri için yeniden biçimlendirmek gibi sürecin mekanik kısımlarını yaparken en az değeri sağlar. İşe alım otomasyonu tam da bu noktada mükemmel bir anlam kazanıyor.

Şimdi işe alım sürecinin otomasyon için çok uygun olan birkaç bölümüne bakalım.

• Özgeçmiş bulma: Özgeçmiş bulmak uzun ve motivasyon düşürücü bir iş olabilir. İşe alım uzmanları iş ilan panolarındaki sayfalarca özgeçmişi inceler ve sayısız arama yapar, ancak bilgilerin güncel olmadığını veya adayların çoktan iş bulduğunu görürler.

Kendi özgeçmiş veritabanınız ne kadar güvenilir olursa, işe alım için o kadar az zaman ve para harcarsınız. Bir HRMS iş gereksinimlerinizi analiz edebilir ve veritabanınızdan uygun özgeçmişleri otomatik olarak önerebilir.

• Ön eleme: Ön eleme, başvuru sürecinin hemen başında "öldürücü sorular" kullanmayı içerir. Bunlar, yanlış cevap vermeleri halinde adayı otomatik olarak reddeden sorulardır.

• Otomatik kısa listeye alma ve reddetme: İşe alım teknolojisi, adayları bir ön eleme anketinden aldıkları puanlara göre otomatik olarak kısa listeye alarak veya reddederek bunu bir adım öteye taşıyabilir.

• Uluslararası işe alımlar için otomatik çeviriler: Uluslararası işe alım yapıyorsanız, muhtemelen sürecinizi farklı diller için yerelleştirmek için çok zaman harcıyorsunuzdur.

Her ülkede ana dilini konuşan işe alım uzmanlarınız yoksa, ya işe alım uzmanları ya da adaylar rahat olmadıkları bir dilde mülakat yapmak zorunda kalır ve bu da yanlış değerlendirmelere yol açabilir.

Bu sizin için bir zorluksa, yerelleştirmeyi otomatikleştiren işe alım teknolojisini arayın. Bu sayede adaylar, çevirmen tutmanıza gerek kalmadan her ekranda ve her e-postada sizinle kendi dillerinde etkileşim kurar. Video mülakatları kullanıyorsanız, adayların yanıtlarını otomatik olarak yazıya dökebilen ve çevirebilen yapay zeka yazılımları arayın.

Otomasyon, uluslararası işe alım sürecinizin herhangi bir gecikme olmadan yerel işe alımınızla aynı kaliteyi ve aday deneyimini sunmasını sağlar.

• Aday iletişimi: Büyük ölçekte işe alım yapıyorsanız, işe alım uzmanlarınız muhtemelen mülakat davetleri veya referans talepleri gibi aynı mesajları tekrar tekrar gönderiyordur.

Bu iletişimleri otomatikleştirmek ekibinize her hafta saatler kazandırabilir. Mesajları bir kez oluşturursunuz (veya şablonları özelleştirirsiniz) ve doğru zamanda doğru kişilere otomatik olarak gönderilirler. Genellikle kişiselleştirme etiketleri içerirler, böylece hala kişisel mesajlar gibi hissedilirler.

Bu yaklaşım çok daha hızlı ve tutarlıdır. Hiçbir şey unutulmaz, gecikme yaşanmaz ve kazara yanlış anlaşılmalar olmaz.

İnsan unsurunu İK'dan asla tamamen çıkaramazsınız. Ancak işe alım sürecinin bazı kısımlarını otomatikleştirmek çok mantıklıdır. Genellikle manuel ve verimsiz olan görevlere tutarlılık, verimlilik ve hız getirerek işe alım uzmanlarınızı en iyi yaptıkları işi yaparak daha fazla değer katmaları için serbest bırakır.

Sonuç

Her işe alım uzmanının ana hedefi, hem role hem de şirket kültürüne uyan en iyi yeteneği işe almaktır. Başvuran aday sayısı arttıkça bu daha da zaman alıcı hale geliyor ve her bir adayı takip etmek ve onlar için doğru yolculuğu planlamak zorlaşıyor.

İşe alım ortamında gezinmek, genellikle her adımın kendine özgü zorlukları ve fırsatları olduğu karmaşık bir yolculuk gibi hissedilebilir. İşe alım uzmanlarının, özellikle de en iyi yetenekleri çekmenin her şey demek olduğu günümüzün rekabetçi piyasasında, bu sürecin inceliklerini anlaması gerekiyor.

İşte işe alım hunisi burada devreye giriyor. İyi yönetilen bir işe alım hunisi, adayların ilgisini çekmekten kurumunuz için en uygun olanı seçmeye ve elde tutmaya kadar, yüksek performanslı bir ekip oluşturmanıza yardımcı olacaktır.