SimpleOne HRMS: Uma ponte digital entre o RH e os funcionários
9 Junho 2025
atualizado em: 25 Setembro 2025
Ao automatizar as tarefas de rotina, os profissionais de RH ficam livres do trabalho repetitivo e podem se concentrar em prioridades estratégicas, como o desenvolvimento de talentos, a melhoria da cultura corporativa e o aumento do envolvimento dos funcionários. Um HRMS funciona como um hub centralizado para automatizar todos os processos de RH, garantindo o gerenciamento eficiente da força de trabalho em cada estágio do ciclo de vida do funcionário - desde o recrutamento até o desligamento.
Este artigo explora os benefícios da automação do processo de RH para as empresas e como aproveitar o ambiente digital unificado do SimpleOne HRMS.
O que é um HRMS?
Um HRMS (Human Resource Management System) é uma solução de software abrangente para automatizar o gerenciamento de recursos humanos. Ele consolida todos os processos de RH em uma única plataforma, abrangendo tudo, desde o recrutamento e a integração até o gerenciamento das tarefas do departamento de RH.
Ao automatizar esses processos, um HRMS centraliza naturalmente todos os dados de RH em um sistema unificado, tornando-os facilmente acessíveis para análises de RH e tomada de decisões baseadas em dados.
Benefícios do HRMS para as empresas
Um HRMS transforma o papel do departamento de RH, mudando-o de uma função administrativa para um parceiro estratégico de negócios. Ao automatizar as tarefas de rotina, os profissionais de RH podem se concentrar no gerenciamento de talentos, na melhoria da cultura corporativa e nos programas de desenvolvimento dos funcionários.
Principais benefícios:
- Cria um ambiente de informações unificado ao integrar todos os processos e dados de RH, melhorando a comunicação e garantindo a transparência.
- Possibilita uma análise aprofundada do RH, permitindo que a liderança tome decisões bem informadas e orientadas por dados.
- Melhora as interações dos funcionários com o RH, levando a uma maior satisfação.
- Ajuda as empresas a cumprir as normas trabalhistas, acompanhando automaticamente os prazos, processando solicitações e gerando os relatórios necessários - reduzindo o risco de multas e danos à reputação. Isso é particularmente importante para empresas que operam em várias regiões, pois elas precisam garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais.
Uma empresa está expandindo e abrindo um novo escritório de vendas, o que exige uma equipe de funcionários internos. Com um HRMS, o gerente de RH define parâmetros de pesquisa no sistema: experiência em vendas, alto desempenho no último ano e habilidades específicas. O sistema gera uma lista de candidatos em potencial com informações atualizadas sobre suas realizações e habilidades, além de identificar os funcionários que já manifestaram interesse em uma realocação ou crescimento na carreira em uma nova direção.
Usando as ferramentas de comunicação integradas, o especialista em RH envia notificações aos candidatos adequados sobre a nova oportunidade. Isso agiliza o processo de formação da equipe para apenas alguns dias e melhora a qualidade da contratação, aproveitando dados objetivos.
Quais processos de RH podem ser automatizados?
Um HRMS pode automatizar quase todos os processos do departamento de RH, incluindo gerenciamento de tarefas, relatórios e cálculo de métricas, planejamento de recrutamento, busca e contratação de candidatos, modelagem organizacional, integração e treinamento, consultas de funcionários, gerenciamento de desempenho, pesquisas com funcionários e conformidade com regulamentos trabalhistas e políticas corporativas.
É muito mais fácil para os funcionários interagirem com o RH - eles podem enviar solicitações de documentos e assuntos relacionados ao RH, acompanhar suas metas e planos de desenvolvimento em um painel pessoal, dar e receber feedback, visualizar eventos da empresa em um calendário corporativo e participar de programas de fidelidade.
Uma abordagem abrangente da automação garante o máximo de eficiência e elimina a fragmentação de dados e processos. Quando todas as funções de RH operam como um sistema unificado, a empresa obtém uma visão holística de seu capital humano, permitindo uma tomada de decisão estratégica mais informada.
SimpleOne HRMS: Um ambiente digital unificado para departamentos de RH e funcionários da empresa
O SimpleOne HRMS abrange todo o ciclo de vida do funcionário, desde o planejamento do recrutamento até as entrevistas de desligamento, e permite a automação de todas as principais funções de RH: recrutamento, integração, gerenciamento de desempenho, design organizacional e comunicações internas. A funcionalidade de gerenciamento de tarefas da plataforma ajuda a monitorar a carga de trabalho do departamento e a avaliar sua eficiência. Com as ferramentas de análise de dados, as atividades de RH podem ser relatadas e as métricas de RH podem ser calculadas. Os funcionários têm um único ponto de acesso para interagir com o RH - um portal com um catálogo de serviços e um painel de controle pessoal.
O SimpleOne HRMS é uma solução de plataforma flexível que pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de uma empresa usando ferramentas de baixo código.
Problemas resolvidos pelo SimpleOne HRMS
| Problemas | Solução |
|---|---|
| Ferramentas de RH fragmentadas A maioria das empresas não possui um sistema de RH unificado, usando diferentes ferramentas para várias tarefas, que geralmente não são integradas umas às outras. | Sistema unificado para automatizar todos os processos de RH Automatização de todo o ciclo de vida do funcionário - do recrutamento às entrevistas de desligamento. Todos os dados dos funcionários são consolidados em um único sistema, o SimpleOne HRMS. |
| Problemas de automação de relatórios e coleta de métricas Os departamentos de RH têm dificuldade para se comunicar com a empresa usando dados e métricas e para garantir investimentos para o desenvolvimento de seus projetos. | Ferramentas de monitoramento de relatórios e métricas O SimpleOne inclui um criador de relatórios que permite a visualização rápida e fácil de dados sobre funcionários e atividades de RH. |
| Dificuldade em avaliar a eficácia do RH A alta administração acha difícil avaliar a eficácia das operações de RH e do gerenciamento de desempenho. | Gerenciamento de tarefas de RH Atribuição e acompanhamento de tarefas para departamentos; quadros Kanban, capacidade de monitorar o progresso, fazer seleções e planejar atividades. |
| Ausência de um ponto de contato único para a interação dos funcionários com o RH Os funcionários não sabem ao certo como ou quais questões podem ser tratadas com o RH. | Abordagem orientada a serviços e painel de controle para funcionários Um portal para funcionários com um catálogo personalizável de serviços de RH e ferramentas de comunicação. |
| Personalização cara e demorada das soluções de RH A manutenção e o suporte de um grande conjunto de ferramentas podem ser caros. Se uma empresa usa soluções prontas para uso, geralmente precisa se adaptar à lógica do sistema ou pagar fornecedores para fazer personalizações. | Personalização sem programação O SimpleOne HRMS é baseado na plataforma SimpleOne Low-code, permitindo que as empresas personalizem de forma independente os processos, o acesso, as funções do usuário, a interface do aplicativo e a estrutura de dados de acordo com suas necessidades. |
Funcionalidade do SimpleOne HRMS
O HRMS fornece ferramentas para automatizar os processos do departamento de RH e para facilitar a interação dos funcionários com o RH - essa interação bidirecional cria um efeito sinérgico, aumentando a eficiência geral da organização.
Para o departamento de RH
Gerenciamento de tarefas de RH
- Uma lista de todas as tarefas atribuídas aos funcionários de RH na interface do agente do SimpleOne HRMS.
- Quadros Kanban para o trabalho de cada equipe do departamento de RH.
- Uma lista abrangente de todas as tarefas do departamento de RH com a capacidade de fazer seleções e gerar relatórios.
- A capacidade de planejar as atividades da divisão de RH.
A solução ajuda os especialistas de RH a organizar seu trabalho com solicitações - o sistema distribui automaticamente as solicitações recebidas para os grupos correspondentes dentro do departamento de RH. Os chefes de departamento podem ver todas as tarefas recebidas e atribuí-las aos funcionários.
Para visualizar o progresso, a equipe de RH pode configurar quadros Kanban, nos quais as tarefas se movem pelas colunas com base em seu status. Por exemplo, o quadro "Solicitações de Recrutamento" permite acompanhar o progresso de cada solicitação, desde a criação até o encerramento.
Análises e relatórios
- Todos os dados do sistema são apresentados em um formato tabular claro e podem ser processados diretamente no sistema sem a necessidade de exportação para outras ferramentas.
- Os relatórios gráficos podem ser criados em vários formatos: histogramas, gráficos de pizza, visualizações tabulares e muito mais.
- Você pode criar seleções de dados personalizadas e exportá-las no formato Excel.
- Os painéis podem ser criados e personalizados tanto para as equipes quanto para todo o departamento de RH.
- Análise das métricas do departamento de RH e dos funcionários.
O SimpleOne HRMS fornece ferramentas para gerar relatórios claros sobre o desempenho do departamento de RH. O sistema permite extrair dados relacionados às atividades de RH (por exemplo, tempo médio de contratação, custo por contratação, eficiência do canal de recrutamento etc.) e métricas de funcionários (por exemplo, taxa de rotatividade, custos de treinamento, níveis de envolvimento etc.).
Por exemplo, o diretor de RH pode criar um painel de controle "Carga de trabalho de RH", que mostrará a distribuição de tarefas entre grupos, status de solicitações e dados resumidos sobre a carga de trabalho dos funcionários. Para analisar os tipos de solicitações, os histogramas podem ser usados para exibir quantas solicitações de tipos específicos foram recebidas durante um período, quantas tarefas foram concluídas pelos especialistas de RH e quantos candidatos estão sendo considerados no momento.
Os relatórios gerados são salvos no sistema e são dinâmicos - eles se baseiam nos dados mais atuais e são atualizados automaticamente quando os dados do sistema são alterados. Além disso, o sistema permite a identificação de tendências e picos sazonais nas solicitações, ajudando a planejar os recursos do departamento de RH de forma eficaz.
Recrutamento
- Criação e concordância com os planos de recrutamento.
- Tratamento de solicitações de recrutamento.
- Integração com quadros de empregos.
- Trabalhar com respostas e pipelines de candidatos.
- Automatização da criação de uma solicitação de integração de um novo funcionário no final do processo de análise de candidatos.
O SimpleOne HRMS abrange todo o ciclo de recrutamento de funcionários, desde o planejamento da contratação até a solicitação de integração. Os chefes de departamento criam planos de recrutamento para um período selecionado - trimestre, semestre ou ano. Eles especificam os cargos necessários, os requisitos e as faixas salariais. Os planos são então aprovados pelo titular do orçamento.
Depois que o plano é aprovado, os chefes de departamento podem criar solicitações de recrutamento. Os recrutadores podem importar dados de candidatos de sites de empregos ou adicionar candidatos do banco de dados interno. Para cada tipo de cargo, o RH configura seu próprio pipeline de recrutamento - variando de estágios simples para cargos de nível básico a processos complexos de vários estágios para executivos. Depois que o candidato passa por todos os estágios com sucesso, o recrutador clica em "Contratar" e o sistema gera automaticamente uma solicitação de documentação do RH. Dessa forma, as informações do candidato passam sem problemas para a próxima etapa do processo de RH.
Gerenciamento de ausências
- Os funcionários podem enviar solicitações para qualquer tipo de ausência, como férias, folgas, viagens de negócios, licença médica etc.
- As solicitações são aprovadas pelo gerente por meio do portal de autoatendimento.
- O calendário de ausências permite exportar dados sobre férias planejadas para fins de relatório.
O SimpleOne HRMS simplifica o controle e a aprovação de férias, licenças médicas e folgas. Os funcionários enviam solicitações por meio do portal, e os especialistas de RH as processam no sistema. Cada solicitação exibe um status: "Aguardando aprovação", "Aprovado" ou "Rejeitado".
O sistema apresenta um calendário de ausências claro na forma de um gráfico, onde os períodos de férias dos funcionários são marcados com linhas codificadas por cores. Isso ajuda a evitar situações em que vários funcionários importantes tiram férias ao mesmo tempo. O departamento de RH vê o quadro de ausências de toda a empresa, enquanto os outros funcionários só podem ver a programação de seu próprio departamento.
Modelagem organizacional
- Exibição da estrutura hierárquica da empresa.
- Gerenciamento da estrutura.
- Trabalhar com informações de funcionários: informações básicas de contato, grupo de trabalho (empresa, gerente, departamento etc.) e carreira (especialização, habilidades).
O SimpleOne HRMS permite que os especialistas em RH gerenciem a estrutura da empresa. O sistema armazena as unidades hierárquicas que compõem a empresa - essa estrutura pode ser construída usando dados de vários níveis de diretórios, desde funcionários e equipes até filiais e empresas. O departamento de RH pode editar a estrutura, transferir funcionários entre departamentos e atribuir gerentes.
A estrutura organizacional é exibida como uma árvore hierárquica, em que os nós representam os gerentes e os ramos se espalham com os subordinados. O sistema conta automaticamente o número de funcionários em cada departamento. Por exemplo, você pode ver imediatamente que o departamento de vendas tem 3 pessoas do total de 32 funcionários da empresa.
Ao transferir um funcionário de um departamento para outro, o especialista em RH simplesmente atualiza os campos correspondentes no perfil, e a estrutura organizacional é automaticamente atualizada. O sistema mantém um histórico dessas alterações, o que permite acompanhar o desenvolvimento da carreira de cada funcionário.
Conformidade com a legislação trabalhista
- Configuração rápida de parâmetros de acordo com as leis trabalhistas vigentes.
- Configurações para cada jurisdição.
- Parâmetros para grupos de funcionários.
O módulo exclusivo de monitoramento de conformidade do SimpleOne HRMS permite que as empresas gerenciem de forma independente os dados sobre as leis trabalhistas vigentes e façam ajustes flexíveis no sistema. Se a lei mudar, não há necessidade de modificar o código do sistema - basta configurar os parâmetros necessários já incorporados à solução. O módulo inclui uma tabela de requisitos de conformidade com valores numéricos, como taxas de impostos ou dias de férias de acordo com a legislação trabalhista. Quando a legislação muda, o especialista em RH simplesmente ajusta o valor relevante e o sistema passa a operar de acordo com as novas regras. Todas as regras e parâmetros são armazenados em um diretório dentro do sistema.
Para organizações com filiais em diferentes países, o sistema permite a configuração de parâmetros separados para cada jurisdição. Os requisitos são vinculados a países específicos, e o sistema aplica automaticamente as regras correspondentes aos funcionários dessas filiais. O SimpleOne HRMS também permite a criação de categorias de funcionários e a aplicação de normas especiais a elas. Por exemplo, é possível criar um grupo para funcionários em condições extremas de trabalho e adicionar a ele funcionários das filiais relevantes. O sistema aplicará então as regras apropriadas, como dias de férias adicionais, de acordo com a lei.
Para funcionários
Portal de autoatendimento unificado
O SimpleOne HRMS oferece aos funcionários um portal conveniente para acessar todos os serviços de RH da empresa. Aqui, os funcionários podem tratar de forma independente a maioria dos assuntos relacionados a RH, sem a necessidade de ligar ou enviar e-mail para o departamento de RH. A interface do portal inclui os principais recursos: um feed de notícias com anúncios, um catálogo de serviços, um banner com eventos da empresa, uma estrutura organizacional, um calendário de ausências e solicitações de pesquisas de RH. Os funcionários só podem visualizar as funcionalidades que correspondem à sua função e cargo.
Catálogo de serviços de RH
No centro da interação do funcionário com o departamento de RH está o catálogo de serviços - uma lista estruturada de serviços fornecidos pelo RH. Os funcionários usam o catálogo como o principal ponto de entrada para fazer solicitações.
Por meio do catálogo, os funcionários podem planejar suas ausências, preenchendo formulários para PTA ou licença médica. Ao solicitar a licença, o sistema mostra o cronograma de ausências do departamento, ajudando os funcionários a escolher as datas apropriadas, considerando os planos dos colegas. O catálogo também contém seções para a obtenção de vários certificados e documentos. Os funcionários preenchem um formulário simples e a solicitação é encaminhada ao departamento de RH.
Os gerentes têm acesso a um catálogo ampliado com recursos adicionais, como solicitações de recrutamento, integração de novos funcionários e outros serviços administrativos.
Perfil do funcionário
Cada funcionário tem um perfil pessoal no sistema, contendo informações de contato e dados sobre seu cargo atual. O perfil serve como uma fonte única de informações sobre o empregado para todos os processos de RH.
Uma parte importante do perfil é o componente "Carreira", que exibe a especialização e as habilidades profissionais. O departamento de RH especifica a especialização de acordo com os padrões corporativos, enquanto o funcionário gerencia suas habilidades de forma independente, adicionando novas competências e editando as existentes.
Em versões futuras do sistema, o perfil será aprimorado com uma visualização da trilha de carreira: desenvolvimento dentro da empresa, mudanças de cargo.
Programa de fidelidade
O SimpleOne HRMS está integrado à plataforma GrandBazar, que ajuda a configurar um programa de fidelidade para aumentar o envolvimento dos funcionários. As ferramentas do GrandBazar permitem a criação de soluções de RH gamificadas usando cartões de fidelidade dos funcionários, tarefas interativas e um sistema de recompensa flexível. Os funcionários podem acumular moeda corporativa e gastá-la no marketplace da empresa, comprando itens físicos e virtuais, como seguro de saúde.
Conclusão
O SimpleOne HRMS é uma solução abrangente para automatizar todos os processos de RH em uma empresa. Ele oferece um caminho de migração de um conjunto de sistemas de RH diferentes para um ambiente digital unificado sem perda de dados ou de funcionalidade.