Traduzindo as métricas de RH em resultados comerciais: como falar com a gerência na linguagem dos números

As métricas sozinhas são insuficientes para a tomada de decisões. Somente quando reunimos diferentes métricas e as conectamos logicamente aos processos que estamos tentando analisar é que elas se tornam ferramentas de análise.

Por que você precisa de métricas de RH

Mesmo as métricas bem escolhidas podem não ser suficientes para falar com a empresa. Muitas vezes acontece o seguinte: um especialista em RH chega a uma empresa, mostra as métricas e diz: "Temos um problema aqui". A empresa responde: "Sim, temos um problema. Mas não há orçamento para resolvê-lo".

Normalmente, "não há orçamento" não significa que a empresa não tenha de fato o dinheiro. Se a empresa realmente não tem dinheiro, significa que está à beira da falência e, portanto, as questões de RH não são uma prioridade. Mas se o problema não for tão global e a empresa ainda disser "sem orçamento", isso significa que os benefícios financeiros da implementação de seu projeto de RH não são óbvios para ela.

Os especialistas do setor geralmente apontam que isso acontece porque os projetos dentro de uma empresa competem por investimento. Para convencer a empresa de que seu projeto é um investimento mais atraente do que outro, é importante mostrar a ela onde está o problema e quais perdas econômicas estão ocultas por trás do indicador que você está apresentando.

Quanto mais alto for o custo de um problema para a empresa, maior será a motivação para resolvê-lo. Por exemplo, afirmar que a rotatividade de funcionários é de 30% parecerá alarmante, mas talvez não o suficiente para que a empresa aborde o problema e invista dinheiro em uma solução.

No entanto, você pode pintar um quadro mais claro:

• As perdas decorrentes da rotatividade chegam a 3 milhões;
• Com o aumento dos salários, essas perdas podem ser reduzidas em três vezes, para um milhão;
• Para conseguir isso, os salários precisam ser aumentados em um milhão e meio.

Agora, esse se torna um projeto potencialmente atraente com um lucro de meio milhão. É fundamental mostrar aos negócios dados que eles possam entender e incorporar em seus processos.

Classificação das métricas de RH

Métricas estratégicas

As métricas estratégicas estão diretamente ligadas aos resultados do negócio. São métricas que mostram um impacto na receita ou no lucro.

Do ponto de vista da receita, isso pode ser a produtividade do trabalho ou os níveis de pessoal. A lógica é simples: a receita é o número de pessoas multiplicado pelo produto valioso que cada uma delas produz. Portanto, é importante monitorar se você tem essas pessoas (níveis de pessoal) e se elas estão trabalhando bem (produtividade da mão de obra).

Do ponto de vista do lucro, há duas opções: aumentar a receita ou reduzir as despesas. A proporção desses dois números fornece o lucro que a empresa pode esperar. Nesse caso, faz sentido observar a participação dos custos da folha de pagamento na receita, o custo por funcionário e outros indicadores semelhantes.

Métricas operacionais

O desafio das métricas estratégicas é que elas não aparecem imediatamente - o efeito de nossas ações sobre esses números não pode ser visto instantaneamente. Quando o efeito se torna perceptível, pode ser tarde demais - embora possamos corrigir a estratégia para o futuro, o projeto específico pode já ter fracassado.

Portanto, precisamos de métricas operacionais que nos ajudem a entender se estamos indo na direção certa e se a meta estratégica definida pode ser alcançada. Por exemplo, se uma empresa está crescendo ativamente e precisa formar rapidamente sua equipe, as métricas estratégicas aqui são os níveis de pessoal e a produtividade de novas contratações.

Por sua vez, as métricas operacionais para monitorar o processo incluem:

• Tempo para preencher vagas;
• Número de candidatos no topo do funil de recrutamento;
• Taxa de conversão do funil de recrutamento;
• Indicadores de desempenho do programa de integração;
• Resultados provisórios dos novos funcionários.

Como implementar as métricas de RH em sua empresa

Para formular as métricas necessárias, você deve se fazer seis perguntas-chave:

1. Qual é o objetivo do negócio?
2. O que os funcionários devem fazer para atingir esse objetivo?
3. Qual é a situação atual e o que pode impedir a realização do objetivo? Para responder a essa pergunta, analise: as condições do mercado de trabalho, os processos de RH, a existência de programas de integração, se há pessoas responsáveis pela integração de novos funcionários e como o recrutamento é organizado.
4. Qual é o papel do RH e quais processos de RH podem apoiar o negócio?
5. Quais indicadores permitem o acompanhamento dos resultados? Nessa etapa, formule métricas estratégicas e operacionais.
6. De que dados brutos precisamos? Essa pergunta é crucial - você pode criar excelentes métricas e depois perceber que a empresa simplesmente não tem os dados para calculá-las. Portanto, é essencial:

• Entender quais dados brutos são necessários;
• Alinhar a ideia de um sistema de análise com os recursos atuais;
• Identificar quaisquer lacunas críticas nos dados e criar um plano para coleta futura.

Nessas condições, é difícil falar em crescimento da produtividade da mão de obra. O serviço de RH, depois de analisar a taxa de rotatividade, determina que ela é funcional - não são especialistas raros e valiosos que saem, mas funcionários que podem ser encontrados no mercado. No entanto, devido à alta taxa de rotatividade, o treinamento constante dos recém-chegados cria cargas pesadas no sistema de adaptação.

Nesse caso, o RH deve se concentrar nos seguintes aspectos: recrutamento rápido e programa de adaptação organizado da forma mais eficiente possível, com carga mínima sobre os funcionários experientes e rápida introdução dos recém-chegados ao desempenho normal.

Como trabalhar de forma eficaz com as métricas de RH

As empresas enfrentam três grupos principais de dificuldades ao trabalhar com métricas de RH.

O primeiro grupo é o de problemas com dados:

• faltam dados;
• os dados são armazenados em sistemas diferentes;
• ao combinar dados de diferentes fontes, eles não são consistentes entre si;

• erro humano ao inserir dados manualmente no Excel (as informações são perdidas, sobrescritas ou esquecidas).

  

O segundo grupo é o dos problemas metodológicos.
Eles surgem quando a empresa não concordou inicialmente com a forma de calcular determinados indicadores. Por exemplo, ao calcular a taxa de rotatividade (o número de funcionários demitidos pelo número médio de funcionários), surgem dúvidas: se deve ser considerada a média ou o número médio de funcionários, se devem ser levadas em conta apenas as demissões voluntárias ou todas as demissões.

Quando a metodologia não é harmonizada, surgem dificuldades na comparação de dados entre departamentos de uma empresa, com dados de períodos anteriores, caso a metodologia de cálculo tenha mudado, e com os indicadores de outras empresas, caso elas pensem de forma diferente.

O terceiro grupo - falta de competências.

As competências necessárias para o HR-analytics incluem dois grupos de habilidades:

Se uma empresa estiver focada na tomada de decisões orientada por dados, esse já é um bom começo para um sistema de análise de RH. Para garantir dados de alta qualidade, recomenda-se

1. pensar na arquitetura de dados para metas e objetivos específicos;
2. criar uma única fonte de dados;
3. automatizar a coleta de dados;
4. implementar auditorias regulares de controle de qualidade e de dados;
5. desenvolver uma cultura de trabalho com dados em toda a empresa.

Perguntas e respostas (FAQ)

Quais são os diferentes tipos de métricas de RH?

Existem dois tipos principais de métricas de RH. As métricas estratégicas estão diretamente relacionadas aos resultados do negócio - elas mostram o impacto na receita (produtividade do trabalho, equipe) ou no lucro (participação do FTE na receita, custo por funcionário). As métricas operacionais ajudam a monitorar se estamos no caminho certo para atingir as metas estratégicas - por exemplo, para uma meta de pessoal, isso poderia ser a taxa de fechamento de vagas, a conversão do funil de recrutamento e as taxas de integração.

Com que frequência as métricas de RH devem ser monitoradas?

A frequência do monitoramento depende do tipo de métrica. As métricas operacionais exigem monitoramento constante, pois permitem identificar problemas e ajustar os processos em tempo hábil. Por exemplo, se a taxa de rotatividade for alta, é importante monitorar diariamente o funil de recrutamento, a velocidade de fechamento de vagas e os resultados da adaptação. As métricas estratégicas geralmente são analisadas com menos frequência (anualmente, trimestralmente), pois mostram resultados e tendências de longo prazo.

Quais são os erros mais comuns cometidos ao usar as métricas de RH?

Os principais erros estão relacionados a três aspectos. Primeiro, problemas com os dados - quando os dados são armazenados em sistemas diferentes, não são harmonizados entre si ou contêm erros devido a falhas humanas. Em segundo lugar, problemas metodológicos - quando não há consenso sobre uma única metodologia para o cálculo dos indicadores, o que impossibilita uma comparação correta. Terceiro, interpretação incorreta das métricas - quando os indicadores são analisados de forma isolada dos objetivos comerciais ou não são traduzidos em termos financeiros no diálogo com a empresa.