BT Varlık Yaşam Döngüsü

BT varlıkları her modern şirket için hayati öneme sahip kaynaklardır. Tıpkı diğer tüm varlıklar gibi, planlama ve edinimden başlayarak hizmet dışı bırakılmalarına ve nihayetinde elden çıkarılmalarına veya yeniden kullanılmalarına kadar bir yaşam döngüsünden geçerler.

BT varlıklarınızı yaşam döngülerinin her aşamasında etkili bir şekilde yönetmek çok önemlidir. Bu, şirketlerin maliyetleri daha iyi kontrol etmelerine, yatırımlarından daha fazla değer elde etmelerine ve BT altyapıları üzerindeki kontrollerini kaybetmelerinin getirdiği riskleri azaltmalarına yardımcı olur.

Bu makalede, BT varlıklarının gerçekte ne olduğunu keşfedecek, yaşam döngülerinin ana aşamalarından geçecek ve işletmelerin bu varlıkları yönetmeye çok dikkat etmelerinin neden bu kadar önemli olduğunu tartışacağız.

BT Varlıkları Tam Olarak Nedir?

BT varlıkları, şirketinizin bünyesinde bulunan ve işletmeniz için belirli bir değere sahip olan teknolojiyle ilgili tüm bileşenleri kapsar.

Teknolojik kaynaklar birkaç özel kriteri karşıladıklarında BT varlıkları haline gelirler:

• Şirket için önemli bir maliyet veya değeri temsil ederler;
• Kullanılmaları işletmeye net bir fayda sağlar;
• Düzenli bakım ve desteğe ihtiyaç duymaları.

Esasen BT varlıkları, şirketinizin sorunsuz bir şekilde çalışmasını ve gelir elde etmesini sağlayan donanım, yazılım, lisanslar ve bilgiler gibi şeyleri içerir.

BT varlıklarını genel olarak dört ana türe ayırabiliriz:

1. Fiziksel varlıklar: Sunucular, bilgisayarlar, ağ cihazları ve şirketinizin altyapısını oluşturan diğer tüm somut teknoloji ekipmanları.
2. Yazılım varlıkları: İşletim sistemleri ve iş görevlerinin yerine getirilmesine yardımcı olan tüm uygulama yazılımları.
3. Fikri varlıklar: Patentler, ticari markalar, telif hakları, tescilli şirket geliştirmeleri, belgeler, metodolojiler ve iş süreçleri.
4. Veri varlıkları: Veritabanları, dosyalar, arşivler, finansal bilgiler ve analizler.

Bir BT Varlığının Yaşam Döngüsünün Aşamaları

Planlama

Planlama aşamasında işletme, süreçlerini desteklemek ve hedeflerine ulaşmak için hangi BT varlıklarına ihtiyaç duyduğunu belirler.

Mevcut ve öngörülen iş ihtiyaçları ile uyumlarını değerlendirmek için mevcut BT varlıklarının bir analizi yapılır. Bu, yeni varlıkların doldurması gereken boşlukların belirlenmesine yardımcı olur.

Belirlenen iş ihtiyaçlarına dayanarak, gerekli BT varlıkları için işlevsel ve teknik gereksinimler tanımlanır. Bu, varlık kategorilerinin ve bunlar için belirlenecek gereksinimlerin tanımlanmasını içerir.

Satın almayı veya oluşturmayı planladığınız BT varlıkları için dahili standartlar ve politikalar geliştirilir (örneğin, donanım yapılandırma standartları, yazılım lisanslama politikaları, güvenlik politikaları).

Gerekli varlıkların edinilmesi ve uygulanması için bir bütçe oluşturulur.

Bu şekilde planlama aşaması, BT varlıklarının yaşam döngülerinin geri kalanı boyunca etkili bir şekilde yönetilmesi için zemin hazırlar.

Satın Alma / Geliştirme

İhtiyaçlarınızı ve bütçenizi belirledikten sonra sıra varlıkları edinmeye gelir. Bu, satıcıların seçilmesini, şartların müzakere edilmesini ve tedarik için sözleşmelerin imzalanmasını içerir.

Daha büyük alımlar için, birkaç tedarikçiyi içeren bir ihale sürecinden geçebilirsiniz. Sözleşmenin yerine getirilmesini izlemek ve teslim edilen varlıkların üzerinde anlaşılan spesifikasyonlara uyup uymadığını kontrol etmek önemlidir.

Varlıkları kullanıma sokmadan önce envanterlerinin çıkarılması ve resmi olarak teslim alınmaları gerekir. Bu envanter süreci, sözleşme kapsamında teslim edilen tüm varlıkların muhasebeleştirilmesini ve teknik özelliklerle eşleşmesini sağlar. Ekipmanın fiziksel muayenesi ve eksiksizlik kontrolü de yapılır.

Envanter kontrolünden sonra varlıklar BT varlık yönetim sistemine kaydedilir. Temel teknik ayrıntılar, seri numaraları ve meta veriler (tedarikçi bilgileri ve maliyet gibi) kaydedilir. Bireylere hem fiziksel hem de operasyonel olarak varlıklar için sorumluluk verilir. Bu, varlığı dağıtım için hazırlar.

Dağıtım

Bu aşamada, BT varlığı aktif kullanıma alınır ve iş görevlerini yerine getirmelerine ve şirket süreçlerini desteklemelerine yardımcı olmak için çalışanlara teslim edilir.

BT varlıklarının kullanımı kontrol edilir ve bunların işlevselliği ve performansı sistem ve ağ izleme araçları aracılığıyla izlenir.

Yönetim sistemindeki varlıklarla ilgili verilerin doğru ve güncel olduğunu kontrol etmek için düzenli envanterler yapılır.

Gerekirse, varlıklar değişiklik ve yapılandırma yönetimi süreçlerinin bir parçası olarak yükseltilir veya güncellenir. Bu, hataları düzeltmek veya daha verimli çalışmalarını sağlamak için olabilir.

Esasen, işletme aşamasında varlık aktif olarak işinize fayda sağlar ve değer yaratır.

Bakım / Yükseltmeler / Bekleme

BT varlıklarının bakımı, sorunsuz çalışmalarını ve iyi performans göstermelerini sağlamak için bir dizi faaliyeti içerir. Bu, arızaların teşhis edilmesini, kusurların giderilmesini, ayarların yapılmasını ve önleyici bakımın gerçekleştirilmesini içerir.

Bakım, kurum içi bir BT ekibi tarafından veya destek ve bakım sözleşmeleri kapsamında üçüncü taraf hizmet kuruluşları tarafından gerçekleştirilebilir.

BT varlıklarını yükseltmek, özelliklerini veya performanslarını iyileştirmek için onları güncellemek anlamına gelir. Bu, bellek kapasitesini artırmayı, eski bileşenleri daha verimli olanlarla değiştirmeyi, yazılım sürümlerini güncellemeyi vb. içerebilir.

Varlıkların beklemeye alınması, geçici olarak aktif kullanımdan çıkarılması anlamına gelir. Bu yedek varlıklar, arızalı varlıkların yerini almak veya gelecekteki potansiyel talebi karşılamak için stratejik bir rezerv olarak tutulabilir.

Bakım, yükseltme veya varlıkların beklemeye alınmasıyla ilgili kararlar genellikle izleme verilerine, envanter sonuçlarına ve iş gereksinimlerindeki değişikliklere dayanır.

Emeklilik ve Elden Çıkarma

Emeklilik aşamasında, bir BT varlığını kullanmayı tamamen bırakma kararı verilir. Bunun nedeni basitçe yıpranmış olması, teknolojik olarak eskimiş olması ya da başka nedenler olabilir.

Emekliye ayrılan ekipmanın herhangi bir parçasının hala kullanılıp kullanılamayacağını görmek için genellikle teknik bir değerlendirme yapılır. Kullanılabilir bileşenler, arızalanan benzer varlıkların onarımı için yedekte tutulabilir.

Veri depolayan tüm cihazlar için güvenli bir veri silme prosedürü uygulanır. Değerli bileşenler malzeme geri kazanımı için kurtarılabilir. Kullanımdan kaldırılan ekipmanın geri kalanı, uygun çevresel yönergeler izlenerek elektronik atık olarak bertaraf edilir.

İmha işleminden sonra, genellikle varlığın hizmet ömrünü ve tüm yaşam döngüsü boyunca destek ve bakımıyla ilgili maliyetleri detaylandıran raporlar derlenir. Toplanan bu veriler daha sonra etkinliği analiz etmek ve gelecekteki BT varlık yönetimi stratejilerini optimize etmek için kullanılabilir.

BT Varlıklarınızı Yönetmek Neden Bu Kadar Önemli?

İşletmeniz büyüdükçe BT varlıklarınızın sayısı ve karmaşıklığı da artar. Bunları izlemek ve yönetmek için merkezi bir yol olmadan, BT altyapısı ve bakım maliyetleri üzerindeki kontrolü kaybetmek kolaydır. Bu durum, eski veya güncellenmemiş ekipmanlar nedeniyle sistem arızalarına ve bilgi güvenliği risklerinin artmasına neden olabilir. Uygun bir envanter sisteminiz yoksa, kaybolan veya çalınan değerli ekipmanı kolayca takip edemezsiniz. Ve BT varlıklarınızın nasıl kullanıldığını analiz etmiyorsanız, neredeyse kesinlikle onları verimli bir şekilde dağıtmıyorsunuz demektir. Tüm bu sorunlar sonuçta işletme için önemli finansal maliyetlere ve kayıplara yol açabilir.

BT Varlık Yönetimi (ITAM) işte bu noktada devreye girer. ITAM, şirketinizin tüm BT varlıklarının tüm yaşam döngüleri boyunca izlenmesi, kontrol edilmesi, bakımı ve kullanımının optimize edilmesine yönelik bir dizi uygulamadır.

Etkili ITAM birkaç temel hedefe ulaşmanıza yardımcı olur:

• Altyapınızın sorunsuz çalışmasını sağlayın: ITAM, varlıklarınız hakkında güncel bilgiler sağlayarak ekipmanın zamanında bakım ve desteğine olanak tanır.
• BT varlıklarını daha verimli kullanın: Eksiksiz bir envanter ve kullanım izleme ile, az kullanılan veya kullanılmayan varlıkları belirleyebilir ve bunların nasıl dağıtıldığını optimize edebilirsiniz.
• Paradan tasarruf edin ve harcamaları optimize edin: BT varlıklarının satın alınması, yükseltilmesi ve emekliye ayrılması için akıllı planlama işletmeye fayda sağlar ve maliyetleri kontrol etmeye yardımcı olur. Mevcut varlıkların izlenmesi, gereksiz satın alımların ve aşırı harcamaların önlenmesine yardımcı olur.
• Finansal verimliliği artırın: Bu, yaşam döngüleri boyunca BT varlıkları için Toplam Sahip Olma Maliyetinin (TCO) kontrol edilmesiyle desteklenir.
• ITIL süreçlerini destekleyin: ITAM, BT Hizmet Yönetimi (ITSM) uygulamaları dahilinde değişikliklerin, olayların ve sorunların yönetilmesine yardımcı olur.
• Kullanımdan kaldırılan varlıkları raporlayın ve analiz edin: ITAM, BT varlıklarının operasyonel ömrünü izlemenize, arıza veya emeklilik nedenlerini analiz etmenize ve zaman içinde sahip olma maliyetlerini optimize etmenize olanak tanır.

Özel bir yazılım olmadan varlıkları etkin bir şekilde yönetmek mümkün değildir. SimpleOne ITAM gibi bir çözüm, yaşam döngülerinin tüm aşamalarında donanım BT varlıklarının yönetimini otomatikleştirmek için kapsamlı bir sistem sağlar.

Sonuç

BT varlıkları her modern şirket için kritik öneme sahip stratejik kaynaklar olduğundan - iş geliştirme ve karlılığa doğrudan katkıda bulunur - bu varlıkları yönetme şeklinizi iyileştirmek çok önemlidir. Daha iyi varlık yönetimi, altyapınızın ihtiyaç duyduğu desteğe sahip olmasını sağlayacak, giderleri kontrol etmenize yardımcı olacak ve yanlış kullanım risklerini azaltacaktır. ITAM'in amacı, planlama ve izlemeden maliyetleri ve işletmeye sağlanan faydaları analiz etmeye kadar tüm varlık yaşam döngüsünü optimize etmektir.