Başvurudan Teklife: İşletmeler Neden Kapsamlı İşe Alım Otomasyonuna İhtiyaç Duyar?

İşe Alım Nedir ve Neden Otomatikleştirilmelidir?

İşe alım, bir şirket için çalışan bulma, seçme ve işe alma sürecinin tamamıdır. Şirketin neye ihtiyacı olduğunu bulmaktan seçilen adaya teklif yapmaya kadar her şeyi kapsar. İşe alım sırasında İK uzmanları iş tanımlarını yazar, farklı kanallar aracılığıyla başvuru sahiplerini arar, özgeçmişleri tarar, mülakatlar yapar, adayları değerlendirir ve işe alım kararlarını verir.

Bu süreç şirketler için, özellikle de ölçeklerini büyütürken son derece önemli olsa da, modern işe alım bazı ciddi sorunlarla karşı karşıya. Piyasada kalifiye eleman sıkıntısı yaşandığı için işe alım maliyetleri artmaya devam ediyor. Eskiden örneğin bir geliştirici bulmak 2-3 hafta sürerken, şimdi bu süre aylarca uzayabiliyor. Aynı zamanda, rutin görevler bir işe alım uzmanının zamanının %80'ini alıyor: iş ilanı vermek, ilk özgeçmiş taraması, mülakatları planlamak. Uzmanlar, çok sayıda rutin iş nedeniyle iyi adaylar bulmaya odaklanamıyor ve bu da işe alım zaman çizelgelerini ve maliyetlerini daha da şişiriyor.

Ayrıca, işe alım yöneticileri genellikle aday seçim sürecinde neler olup bittiğini gerçekten bilmiyorlar - kaç özgeçmişin incelendiğini, adayların hangi aşamada olduğunu veya işlerin neden bu kadar uzun sürdüğünü göremiyorlar.

Bu sorunları çözmek için işletmeler işe alım otomasyonuna yöneliyor. Ve eğer bu teknolojiyi akıllıca uygularsanız, İK departmanının işi çok daha verimli hale geliyor:

• Sistem, iş ilanlarını otomatik olarak iş kurullarına göndermek, başvuruları toplamak ve özgeçmişleri belirlenen kriterlere göre sıralamak gibi karmaşık iletişim gerektirmeyen tüm görevleri üstleniyor.
• İK uzmanı yalnızca insan etkileşiminin gerekli olduğu yerlerde devreye giriyor - mülakat yapmak, adayların sosyal becerilerini değerlendirmek ve nihai işe alım kararını vermek.
• İnsanlar stratejik kararlar verirken bilgisayar resmi kararlar verir. Örneğin, sistem temel gereklilikleri karşılamayan adayları otomatik olarak filtreleyebilir ve işe alım uzmanı kimi mülakata davet edeceğine karar verir.

Örneğin, otomatik bir aday seçme süreci şu şekilde olabilir: bir bot, verilen kriterlere göre uygun özgeçmişleri arar ve bunları şirketin veri tabanına koyar. Ardından, yapay zeka bunları uygunluk açısından değerlendirir ve en uygundan en az uygun olana doğru sıralar. Daha sonra işe alım uzmanının veri tabanından ilk on özgeçmişi alması ve mülakatları planlaması yeterlidir. Bu yaklaşım, kaliteli aday değerlendirmesine ve iyi bilgilendirilmiş işe alım kararları vermeye odaklanmalarını sağlar.

Otomatik İşe Alımın Faydaları

İşe alım sürecinin otomatikleştirilmesi, şirketlerin öncelikle zaman optimizasyonu yoluyla üst düzey yetenekleri daha hızlı ve daha düşük maliyetlerle güvence altına almalarına yardımcı olur. Başvuru Takip Sistemleri (ATS), İK süreçlerini birleştiren İK platformları, özgeçmiş taraması için botlar veya yapay zeka tabanlı teknolojiler gibi araçlar, işe alım uzmanlarının rutin işlerini en aza indirir.

Otomatik işe alım şunları yapmanızı sağlar:

• İK uzmanlarının rutin görevlere zaman ayırmasını sağlar: İşe alım uzmanları manuel olarak iş ilanı vermek veya özgeçmişleri sıralamak yerine gelecek vaat eden adaylarla görüşmeye odaklanabilir.
• Birinci sınıf uzmanları daha hızlı bulun ve işe alın: Yetenek kıtlığı yaşanan bir piyasada, yanıt hızı genellikle işe alım başarısını belirler. Teknoloji sayesinde işe alım uzmanları başvuruları çok daha hızlı bir şekilde işleme koyabilir ve mülakatları planlayabilir.
• Belirli sayılara ve verilere dayalı kararlar alın: İK yöneticileri, boş pozisyonları doldurma süresi veya işe alım kalitesine ilişkin istatistikleri kullanarak yetenek kazanımına yatırım yapmak için sağlam bir gerekçe oluşturabilir.

• İşe alım yöneticilerinin İK ile etkileşime girme süresinden tasarruf edin: Yöneticiler, doğrudan işe alım uzmanına sormak zorunda kalmadan İK sistemi aracılığıyla işe alım ilerlemesine ilişkin güncel verilere erişebilir. İşe alım yöneticisi sistemde her bir seçim aşamasını kaç adayın geçtiğini, güçlü yönlerinin neler olduğunu ve teklif onay sürecinin hangi aşamada olduğunu görebilir. Bu, İK departmanının çalışmalarını daha şeffaf hale getirir ve işe alım süreçlerini optimize etmeye yardımcı olur.
  

  

Otomasyon Gerektiren Operasyonlar

İşe alım sürecinde, işe alım uzmanlarının zamanını alan ancak derin uzmanlık gerektirmeyen birçok görev vardır. Bu işlemleri otomatikleştirmek, İK uzmanlarının adaylarla ve işe alım yöneticileriyle çalışmasını sağlar. İşte otomatikleştirilebilecek sekiz temel işe alım aşaması:

İşe Alım Otomasyon Sistemi Nasıl Seçilir?

Orta ve büyük ölçekli şirketlerde işe alımı otomatikleştirmek için bir HRMS (İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi) veya işe alım için özel bir CRM (ATS - Başvuru Takip Sistemi) iyi bir seçimdir - örneğin, ATS SimpleOne HRMS çözümünün bir parçasıdır.

Bir çözüm seçerken şu hususlara dikkat edin:

• Süreç kapsamı: Sistem, işe alım planlamasından çalışanların işe alınmasına kadar tüm döngüyü otomatikleştirmelidir.
• Konfigürasyon esnekliği: Süreçleri, örneğin düşük kodlu/kodsuz araçlarla şirketin özel ihtiyaçlarına göre uyarlama becerisi.
• Diğer sistemlerle entegrasyon: Mevcut iş panoları, şirket portalı ve İK kayıt tutma sistemleri ile uyumluluk.
• Analitik yetenekler: İşe alım etkinliğini değerlendirmek için yerleşik raporların ve gösterge panolarının varlığı.

Örneğin, SimpleOne HRMS, işe alım sürecinin tüm önemli yönlerini kapsayan işe alım otomasyonu için kapsamlı bir çözüm sunar:

• İşe alım talebi işleme otomasyonu;
• Yapılandırılmış bir aday veritabanının sürdürülmesi;
• Farklı pozisyon türleri için işe alım hunileri kurma;
• İş tanımlarının oluşturulması ve onaylanması;
• Popüler iş kurulları ile entegrasyon;
• İş tekliflerinin hazırlanması ve onaylanması;
• Açık pozisyon planlaması ve şablon yönetimi;
• İş kategorilerine ve aday kaynaklarına göre ayrılmış işe alım hunisi hakkında analitik raporlar oluşturma.

Bu tür kapsamlı sistemlerin avantajı, yalnızca işe alımları değil, aynı zamanda ilgili İK süreçlerini de otomatikleştirmenize olanak sağlamasıdır. Bu, personel yönetimine bütünsel bir yaklaşım oluşturmaya ve bir çalışanın adaylıktan işe alım sürecine kadar olan yolculuğunu tek bir sistemde takip etmeye yardımcı olur.