O sistema HRM

Um sistema de HRM (Human Resource Management) é uma plataforma de software projetada para a automação abrangente dos processos de gerenciamento de pessoal. O sistema combina ferramentas de recrutamento, integração, desenvolvimento de funcionários, administração de pessoal, gerenciamento de desempenho e análise de RH em um único espaço digital.

O que é um sistema de HRM?

Na prática, um sistema moderno de HRM funciona como um ambiente digital único e conectado. É um espaço onde os especialistas de RH supervisionam processos como recrutamento, integração e desenvolvimento, enquanto os funcionários têm acesso a uma conta pessoal (centro de autoatendimento) onde podem gerenciar suas próprias necessidades, como enviar solicitações de férias, obter documentos ou participar de programas de treinamento.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Um sistema de HRM automatiza esses processos, liberando os departamentos de RH do trabalho de rotina para que possam se concentrar na gestão estratégica de pessoal e no desenvolvimento organizacional, aumentando, assim, sua eficácia geral.

• Recrutamento: O sistema gerencia o pipeline de candidatos, acompanha o status das entrevistas e ajuda os recrutadores a tomar decisões de contratação com base em dados estruturados dos candidatos.
• Integração de novos funcionários: Usando um sistema de HRM, os especialistas em RH podem criar planos de integração, acompanhar sua conclusão e obter feedback dos novos contratados.
• Gerenciamento de dados de funcionários: Todas as informações dos funcionários são unificadas em um sistema único e acessível, permitindo que os especialistas em RH e a gerência tomem decisões de pessoal baseadas em dados.
• Desenvolvimento de pessoal: Um sistema de HRM fornece ferramentas para planejar iniciativas de treinamento, avaliar seus resultados e elaborar planos de desenvolvimento individual. Isso cria um ambiente transparente em que os funcionários podem visualizar suas metas e métricas pessoais, e os gerentes podem acompanhar com eficiência o progresso de sua equipe.
• Análises e relatórios: O sistema coleta dados de todos os processos de RH e gera relatórios claros, desde taxas básicas de rotatividade até análises preditivas sobre as necessidades de pessoal.
• Gerenciamento de documentos pessoais: O sistema gera pedidos, controla as horas de trabalho e calcula automaticamente os indicadores, minimizando a burocracia.
• Comunicações internas: A automação simplifica o processo de informar os funcionários, realizar pesquisas e coletar feedback.
• Controle de tempo e presença: Um sistema de HRM ajuda a rastrear horas trabalhadas, atrasos e horas extras.
• Gerenciamento de licenças e ausências: Os funcionários podem enviar solicitações de férias por meio do sistema e usar um calendário de férias da equipe.

Funcionalidade do sistema HRM

O gerenciamento eficaz de pessoal requer a criação de um espaço digital unificado no qual os especialistas em RH e os funcionários da empresa possam interagir com eficiência. Um sistema de HRM atua como esse elo unificador, fornecendo a cada participante as ferramentas necessárias para resolver tarefas diárias e atingir metas estratégicas.

A funcionalidade de um sistema de HRM atende a dois públicos interconectados. Por um lado, fornece ao departamento de RH as ferramentas para gerenciar todo o ciclo de vida do funcionário, desde o recrutamento até o desenvolvimento da carreira. Por outro lado, oferece aos funcionários um espaço digital claro para resolver problemas pessoais, acompanhar seu próprio desenvolvimento e participar da vida corporativa. Essa abordagem de dois lados promove um ambiente transparente para interação e ajuda a criar uma cultura empresarial produtiva

Quando uma empresa precisa de um sistema de HRM?

Uma empresa se depara com a necessidade de um sistema de HRM quando os métodos tradicionais de gerenciamento de pessoal não conseguem mais lidar com a crescente carga de trabalho. Os sinais de que uma empresa deve considerar a automação de seus processos de RH aparecem em vários níveis organizacionais.

Ferramentas de RH desconectadas criam caos no trabalho com pessoal - Os especialistas em RH usam muitos programas e tabelas diferentes, perdendo tempo com a transferência de dados entre sistemas. As informações se perdem, os processos ficam mais lentos e o risco de erros na tomada de decisões aumenta.

Os funcionários não entendem como interagir com o departamento de RH. Não há uma janela única para o envio de solicitações e pedidos; as pessoas ficam confusas com os procedimentos e requisitos.

A alta gerência não tem uma visão completa do quadro de pessoal porque não há ferramentas adequadas para avaliar a qualidade do trabalho do departamento de RH. Devido à falta de dados, os líderes não podem tomar decisões estratégicas.

Vale a pena considerar um novo sistema se as ferramentas atuais de RH não puderem ser configuradas para atender às necessidades da empresa. Quando uma empresa é forçada a se ajustar à estrutura rígida de seu software em vez de adaptar o sistema a seus processos, o desenvolvimento da função de RH fica estagnado.

Quais critérios devem ser considerados na escolha de um sistema de HRM?

A escolha de um sistema de HRM é uma decisão estratégica que afeta o desenvolvimento de longo prazo de uma empresa. Ao avaliar os sistemas, é importante considerar não apenas as necessidades atuais do departamento de RH, mas também o potencial de expansão para atender a futuros desafios comerciais. Uma análise abrangente dos critérios a seguir ajudará a selecionar a solução ideal para digitalizar os processos de RH:

1. A capacidade de automatizar todos os principais processos do departamento de RH, desde a modelagem organizacional até o gerenciamento de tarefas.
2. O sistema deve atuar como uma fonte única e unificada de dados que permita o rastreamento das métricas dos funcionários e apoie decisões gerenciais bem informadas.
3. Uma solução flexível que possa ser facilmente configurada de acordo com as necessidades específicas da empresa sem o envolvimento do fornecedor - por exemplo, o SimpleOne HRMS foi desenvolvido em uma plataforma de baixo código. As vantagens das soluções low-code incluem:
   • Desenvolvimento e implementação rápidos de mudanças.
   • A capacidade de criar soluções exclusivas sem conhecimento técnico profundo.
   • Uma combinação de ferramentas no-code, low-code e pro-code para resolver tarefas de qualquer complexidade.
   • Uma arquitetura modular simplificada para criar soluções empresariais complexas.
   • Configuração flexível do modelo de dados para necessidades comerciais individuais.

Como determinar a eficácia de um sistema de HRM

Para avaliar o valor que um sistema de HRM trouxe para a empresa, você deve observar os seguintes indicadores:

• Os prazos dos processos de RH foram reduzidos?
• A velocidade da tomada de decisões aumentou?
• Que porcentagem dos processos de RH já foi automatizada?
• Há mudanças na pontuação do promotor líquido do funcionário (eNPS)?
• Os custos financeiros dos processos de rotina diminuíram?
• A qualidade da seleção e da integração de novos funcionários melhorou?

Um resumo sobre sistemas de HRM

1. Um sistema de HRM cria um espaço digital unificado que automatiza todos os processos de gerenciamento de pessoal, simplificando as interações entre os especialistas de RH e os funcionários da empresa.
2. Em sua essência, é um banco de dados centralizado que contém informações completas sobre cada funcionário, desde detalhes pessoais até o histórico completo de desenvolvimento da carreira.
3. A necessidade de um sistema desse tipo geralmente surge quando os métodos tradicionais de gerenciamento começam a se acomodar diante de uma carga de trabalho crescente e ferramentas desconectadas começam a prejudicar o trabalho eficaz.
4. Ao escolher um HRM, é fundamental considerar sua capacidade de automatizar os principais processos de RH, fornecer uma única fonte de dados e oferecer flexibilidade para ser configurado de acordo com as necessidades específicas da empresa.
5. Um sistema moderno de HRM faz mais do que apenas automatizar os processos existentes; ele constrói uma base para que a função de RH evolua e se adapte junto com as necessidades de mudança da empresa.