İKY Sistemi

Bir HRM (İnsan Kaynakları Yönetimi) sistemi, personel yönetimi süreçlerinin kapsamlı otomasyonu için tasarlanmış bir yazılım platformudur. Sistem, işe alım, işe alım, çalışan gelişimi, personel yönetimi, performans yönetimi ve İK analitiği araçlarını tek bir dijital alanda birleştirir.

İKY Sistemi Nedir?

Pratikte modern bir İKY sistemi tek ve bağlantılı bir dijital ortam olarak çalışır. İK uzmanlarının işe alım, işe başlama ve gelişim gibi süreçleri denetlediği, çalışanların ise tatil taleplerini iletme, belge edinme veya eğitim programlarına katılma gibi kendi ihtiyaçlarını yönetebilecekleri kişisel bir hesaba (self servis merkezi) erişebildikleri bir alandır.

Hangi İK Süreçleri Otomatikleştirilebilir?

Bir İKY sistemi bu süreçleri otomatikleştirerek İK departmanlarını rutin işlerden kurtarır, böylece stratejik personel yönetimi ve organizasyonel gelişime konsantre olabilirler ve böylece genel etkinliklerini artırırlar.

• İşe alım: Sistem aday hattını yönetir, mülakat durumlarını takip eder ve işe alım uzmanlarının yapılandırılmış aday verilerine dayanarak işe alım kararları vermelerine yardımcı olur.
• Yeni çalışan işe alımı: İK uzmanları bir İKY sistemi kullanarak işe alım planları oluşturabilir, bunların tamamlanmasını takip edebilir ve yeni işe alınanlardan geri bildirim toplayabilir.
• Çalışan veri yönetimi: Tüm çalışan bilgileri tek ve erişilebilir bir sistemde birleştirilerek İK uzmanlarının ve yönetimin veriye dayalı personel kararları alması sağlanır.
• Personel gelişimi: Bir İKY sistemi, eğitim girişimlerinin planlanması, sonuçlarının değerlendirilmesi ve bireysel gelişim planlarının hazırlanması için araçlar sağlar. Bu, çalışanların kişisel hedeflerini ve metriklerini görebilecekleri ve yöneticilerin ekiplerinin ilerlemesini etkili bir şekilde izleyebilecekleri şeffaf bir ortam yaratır.
• Analitik ve raporlama: Sistem, tüm İK süreçlerinden veri toplar ve temel devir oranlarından personel ihtiyaçlarına ilişkin tahmine dayalı analitiklere kadar net raporlar oluşturur.
• Personel belge yönetimi: Sistem siparişleri oluşturur, çalışma saatlerini takip eder ve göstergeleri otomatik olarak hesaplayarak evrak işlerini en aza indirir.
• Dahili iletişim: Otomasyon, çalışanları bilgilendirme, anket yapma ve geri bildirim toplama sürecini basitleştirir.
• Zaman ve katılım takibi: Bir İKY sistemi çalışılan saatlerin, geç kalmaların ve fazla mesainin izlenmesine yardımcı olur.
• İzin ve devamsızlık yönetimi: Çalışanlar sistem üzerinden tatil taleplerini iletebilir ve bir ekip izin takvimi kullanabilir.

İKY Sistem İşlevselliği

Etkili personel yönetimi, İK uzmanlarının ve şirket çalışanlarının verimli bir şekilde etkileşime girebileceği birleşik bir dijital alanın oluşturulmasını gerektirir. Bir İKY sistemi bu birleştirici bağlantı görevi görür ve her katılımcıya günlük görevleri çözmek ve stratejik hedeflere ulaşmak için gerekli araçları sağlar.

Bir İKY sisteminin işlevselliği birbirine bağlı iki kitleye hizmet eder. Bir tarafta, İK departmanına işe alımdan kariyer gelişimine kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü yönetmek için araçlar sağlar. Diğer taraftan, çalışanlara personel sorunlarını çözmeleri, kendi gelişimlerini takip etmeleri ve kurumsal hayata katılmaları için net bir dijital alan sunar. Bu çift taraflı yaklaşım, etkileşim için şeffaf bir ortamı teşvik eder ve üretken bir şirket kültürü oluşturmaya yardımcı olur

Bir İşletme Ne Zaman İKY Sistemine İhtiyaç Duyar?

Bir işletme, geleneksel personel yönetimi yöntemleri artan iş yüküyle artık başa çıkamadığında bir İKY sistemine ihtiyaç duyar. Bir şirketin İK süreçlerini otomatikleştirmeyi düşünmesi gerektiğine dair işaretler çeşitli organizasyonel seviyelerde ortaya çıkar.

Birbirinden kopuk İK araçları personel işlerinde kaos yaratır - İK uzmanları birçok farklı program ve tablo kullanır, sistemler arasında veri aktarımı için zaman harcar. Bilgi kaybolur, süreçler yavaşlar ve karar alma süreçlerinde hata riski artar.

Çalışanlar İK departmanı ile nasıl etkileşime geçeceklerini anlamıyor. Başvuru ve taleplerin iletilmesi için tek bir pencere yoktur; prosedürler ve gereklilikler insanların kafasını karıştırır.

Üst yönetim personelle ilgili resmin tamamını göremiyor çünkü İK departmanının çalışmalarının kalitesini değerlendirmek için uygun araçlar yok. Veri eksikliği nedeniyle liderler stratejik kararlar alamıyor.

Mevcut İK araçları iş ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yapılandırılamıyorsa yeni bir sistem düşünmeye değer. Bir şirket, sistemi kendi süreçlerine uyarlamak yerine yazılımının katı çerçevesine uymaya zorlandığında, İK işlevinin gelişimi durgunlaşır.

İKY Sistemi Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Kriterler

Bir İKY sistemi seçmek, bir şirketin uzun vadeli gelişimini etkileyen stratejik bir karardır. Sistemleri değerlendirirken, yalnızca İK departmanının mevcut ihtiyaçlarını değil, aynı zamanda gelecekteki iş zorluklarını karşılamak için ölçeklendirme potansiyelini de dikkate almak önemlidir. Aşağıdaki kriterlerin kapsamlı bir analizi, İK süreçlerinin dijitalleştirilmesi için en uygun çözümün seçilmesine yardımcı olacaktır:

1. Organizasyonel modellemeden görev yönetimine kadartüm önemli İK departmanı süreçlerini otomatikleştirme becerisi.
2. Sistem, çalışan metriklerinin izlenmesini sağlayan ve iyi bilgilendirilmiş yönetimsel kararları destekleyentek ve birleşik bir veri kaynağı olarak hareket etmelidir.
3. Satıcı müdahalesi olmadan şirketin özel ihtiyaçlarına göre kolayca yapılandırılabilen esnek bir çözüm - örneğin, SimpleOne HRMS düşük kodlu bir platform üzerine kurulmuştur. Düşük kodlu çözümlerin avantajları şunlardır:
   • Hızlı geliştirme ve değişikliklerin uygulanması.
   • Derin teknik bilgi olmadan benzersiz çözümler yaratma becerisi.
   • Her türlü karmaşıklıktaki görevleri çözmek için kodsuz, düşük kodlu ve pro-kodlu araçların bir kombinasyonu.
   • Karmaşık kurumsal çözümler oluşturmak için basitleştirilmiş modüler mimari.
   • Bireysel iş ihtiyaçları için esnek veri modeli yapılandırması.

Bir İKY Sisteminin Etkinliği Nasıl Belirlenir?

Bir İKY sisteminin işletmeye kattığı değeri değerlendirmek için aşağıdaki göstergelere bakmalısınız:

• İK süreçleri için zaman çizelgeleri azaldı mı?
• Karar alma hızı arttı mı?
• İK süreçlerinin yüzde kaçı otomatikleştirildi?
• Çalışan net destekleyici puanında (eNPS) değişiklikler var mı?
• Rutin süreçlerin finansal maliyetleri azaldı mı?
• Yeni çalışan seçimi ve işe alımın kalitesi arttı mı?

İKY Sistemleri Üzerine Kısa Bir Değerlendirme

1. Bir İKY sistemi, tüm personel yönetimi süreçlerini otomatikleştiren ve İK uzmanları ile şirket çalışanları arasındaki etkileşimleri kolaylaştıran birleşik bir dijital alan oluşturur.
2. Sistemin merkezinde, kişisel bilgilerden kariyer gelişim geçmişine kadar her çalışan hakkında eksiksiz bilgi içeren merkezi bir veri tabanı yer alır.
3. Böyle bir sisteme duyulan ihtiyaç tipik olarak geleneksel yönetim yöntemleri artan iş yükü altında ezilmeye başladığında ve birbirinden kopuk araçlar etkili çalışmayı engellemeye başladığında ortaya çıkar.
4. Bir İKY seçerken, temel İK süreçlerini otomatikleştirme, tek bir veri kaynağı sağlama ve belirli iş ihtiyaçlarına göre yapılandırılma esnekliği sunma becerisini göz önünde bulundurmak çok önemlidir.
5. Modern bir İKY sistemi mevcut süreçleri otomatikleştirmekten daha fazlasını yapar; İK işlevinin işletmenin değişen ihtiyaçlarıyla birlikte gelişmesi ve uyum sağlaması için bir temel oluşturur.